【2024最新】タイムマネジメントに役立つ仕事向け「時間管理アプリ」7選

日々、膨大なタスクに追われ、効率的な時間管理に悩んでいませんか？この記事では、そんなあなたの時間を最大限に活用できる、仕事に特化した時間管理アプリを7つご紹介します。

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近年は働き方改革などをきっかけに「時間あたりの生産性」への意識が高まっています。加えて「全ての社員が週5日オフィスに出社する」のは過去の話であり、在宅勤務からハイブリッドワークまで働き方が多様化。メンバーがオフィスにそろうのは週数日、かつ1日当たり数時間程度というのが珍しくありません。
そんな中で「仕事の時間が足りない」「やるべきことが多すぎる」と悩んでいるときは、実はタイムマネジメントが上手くいっていないときかもしれません。仕事効率を上げるために欠かせないのが、時間管理です。
この記事では、タイムマネジメントの基本と、おすすめアプリをご紹介します。

タイムマネジメントとは？時間管理の基本的な手順

タイムマネジメントとは、限られた時間を最大限に活用し、効率的に目標を達成するための方法。時間管理をより厳格化し、短い時間で最大限の成果を挙げる必要がより強まっている昨今、注目度が高まっている考え方です。

では早速、効果的なタイムマネジメントの基本的な手順を3つのステップに分けて解説します。

【1】タスクをリスト化して優先順位を付ける

まず、取り組むべきタスクを全てリスト化しましょう。リスト化したら各タスクの重要度と緊急度を考慮して優先順位を付けます。どのタスクから着手すべきかが明確になり、効率的な時間配分が可能になります。
多くの時間管理アプリでは、タスクの入力から優先順位付けまでをスムーズに行える機能が搭載されています。

【2】タスクの所要時間と期限を決める

各タスクの所要時間と期限を決めることは時間管理の基本です。まず「期限」はチームで決められたものを設定しましょう。
そしてその「期限」に間に合うように、紐づく細かなタスクをいつまでに終わらせるのか検討していきます。「このタスクにどの程度時間をかけるべきか」という所要時間の目安が分からない場合は上司に相談しましょう。
なおこういったタスクの洗い出しと所要時間、期限をMTGの中で設定するのもおすすめです。自分なりには「完璧だ」と思うスケジューリングでも、他のメンバーから「もう少し早めにタスクを終えてほしい」というような依頼が出る場合もあるためです。

【3】期限までにスケジュールに沿ってタスクを消化する

作成したスケジュールに基づき、タスクをこなしつつ、定期的に進捗状況を確認しましょう。進捗状況はチーム内のメンバーと共有していくことが大切です。
なお実際にスケジュールをこなしていくと、途中で予定が変更になることも珍しくはありません。「A」というタスクが後ろ倒しになると、それに紐づく「B」「C」も後ろ倒しになるといった具合で予定が崩れがちです。
そのため「各タスクの所要時間」「期限」の洗い出しは慎重に行う必要があり、なおかつ時間管理やタスク管理がしやすい状況づくりも大切です。タイムマネジメントやタスク管理向けのツール導入も一案です。

時間管理やタスク管理が苦手！タイムマネジメントのコツ

タイムマネジメントの重要性は理解していても、実践となると難しいと感じる方も多いでしょう。ここでは、効果的なタイムマネジメントを実現するためのコツをいくつか紹介します。

タスクは細分化する

マネージャーやディレクターから割り振られた仕事が、その上司にとっては簡単でも「自分にとっては難しいタスク」「荷が重く、何からやればいいのか分からない」と感じる場合もあるでしょう。
そうした複雑なタスクに直面すると、どこから手をつければよいか分からず、先延ばしにしてしまいがち。このような状況を避けるためには、タスクを可能な限り小さな単位に分割することが効果的です。

たとえばプロジェクトの達成までに成果物A、B、Cが必要だとしたら、それをさらに細分化し、「タスクA-1」「タスクA-2」…「タスクB-1」「タスクB-2」などのように分けて整理しましょう。

実現可能な予定を立てる

ついつい欲張って予定を詰め込みがちですが、無理のある計画は挫折のもとになります。実現可能な予定を立てるためには、自分の能力と限界を正しく把握することが重要です。また、予期せぬ事態や休憩時間も考慮に入れ、1日の予定の20〜30%程度は空けておくことをおすすめします。これにより、柔軟に対応できる余地が生まれ、より安定したタイムマネジメントが可能になります。
また、実現可能な予定を立てるためには、周囲と相談することが重要。自分だけで計画を立てると、見落としや無理が生じることがあります。チームメンバーと話し合い、他の予定や意見を考慮することで、現実的で実行可能なスケジュールを作成できます。これにより、無理なく目標を達成しやすくなります。

そのタスクに掛かる見込み時間と「実際に掛かった時間」を管理する

タスクの見積もり時間と実際にかかった時間を記録し、比較する習慣をつけておくと、将来的により効率的なスケジューリングが可能になります。また、実際にかかった時間を分析することで、自身の作業効率の傾向や改善点を明らかにすることも可能。
たとえば、特定の種類のタスクに予想以上に時間がかかっていることが分かれば、そのタスクの進め方を見直したり、スキルアップの必要性を認識したりすることができます。時間の記録と分析は、継続的な生産性の向上につながる重要な習慣です。

【無料あり】仕事に役立つ時間管理アプリ3選（法人向け）

チームで進めているプロジェクトの進捗管理に問題が生じがち、といった場合には時間管理アプリをチーム単位で導入する価値があるでしょう。タスク管理やスケジュール管理、実際のタスクに要している時間のチェックの効率が上がります。
そこで、まずは法人向けのおすすめ時間管理アプリをご紹介します。

Stock

タイムマネジメントはチーム単位で考えることも大切。つまり、チームでの情報共有も大事になってきます。Stockは、社内の情報を簡単にストックすることができるツールで、誰でも簡単に情報を蓄積し共有することが可能。情報のストックだけでなく、タスク管理やチャット機能で情報を一元管理でき、プロジェクト管理やチームでの情報共有にも適したツールです。たとえば、タスクを進める際にStockを参照にして効率よく仕事を進めることができるでしょう。

【Stockの特徴】
・情報の蓄積とタスク管理の一元管理が可能
・ITの専門知識がなくても誰でもでもすぐに使える
・スマホやタブレットから撮影した写真もすべてストック可能

TimeCrowd

TimeCrowdは「誰が」「何に」「どれぐらい」時間をかけたのか、リアルタイムで業務内容を可視化し管理できるツール。時間管理はワンクリック打刻でシンプルな操作性。レポート画面で、部署ごと・従業員ごと、期間ごとに業務内容を見える化し、かけた時間や人件費を算出し、プロジェクトごとの収支管理が可能です。

【TimeCrowdの特徴】
・Webブラウザ・アプリ・Chrome拡張機能から、ワンクリックで打刻で手間をかけずに記録が可能
・Trello・Asana・Salesforceなどの他社サービスとも簡単に連携可能
・レポート画面では業務状況を自動で計算、ひと目で確認可能

Toggl track

Toggl Trackはプロジェクト管理機能が充実しているツール。プロジェクトの作成、モニタリング、管理、予算設定、期限の追跡が可能です。タスクに費やした時間を計測して視覚的に分析できるため、プロジェクトの進捗状況を複数人がリアルタイムで把握でき、チームの作業負荷のバランス調整や生産性の向上に繋げることができます。

【Toggl trackの特徴】
・プロジェクト管理、タスク分類、ポモドーロテクニックのサポートなど多彩な機能を備える
・Chrome、Firefox、Edgeブラウザ拡張機能を利用して、GoogleカレンダーやAsana、Adobeなどの外部サービスとの連携が可能
・計測データはレポートとして表示され、プロジェクトごとや期間ごとの作業時間を視覚的に把握できる

【無料あり】仕事に役立つ時間管理アプリ4選（個人向け）

「チームで時間管理アプリを導入するほどではない」けれど「個人としては時間管理を強化したい」ならば、個人向けの時間管理アプリを使えば十分です。
おすすめ時間管理アプリをご紹介します。

Hours Time Tracking

Hours Time Trackingは、タスクごとに作業時間を記録することが出来るアプリです。タイマーの開始、停止はワンタップで簡単に記録が可能で、記録された時間はタイムライン上で可視化され、ひと目で確認可能です。

【Hours Time Trackingの特徴】
・iPhoneユーザーはSiriで時間記録を開始・終了することが可能
・タイマーを利用してリアルタイムで追跡するか、後から時間を入力することも可能
・Hours Personal・Hours Professional・Hours Teams の３つの追跡記録オプション

Focus To-Do

Focus To-Doは、ポモドーロテクニックを取り入れたタイマーとタスク管理を組み合わせたアプリ。集中して作業する時間を25分、休憩時間を5分、と時間を区切って管理することで、集中力を維持したまま、やるべきタスクを整理し、効率良く完了させることに特化しています。

【Focus To-Doの特徴】
・作業時間を25分、休憩時間を5分のポモドーロタイマーとTo Do Listの整理が同時に可能
・作業時間を記録した統計データをレポートで確認可能
・iPhone、Mac、iPad、Apple Watch間で同期可能

Timesheet

Timesheetは、カレンダーを使って作業時間を記録する事が可能なアプリ。ストップウォッチ機能だけでなく、作業終了前後でも手早く簡単に時間を入力でき、「いつ」「何に」「どれぐらい」時間を使ったのか、が一目で分かります。

【Timesheetの特徴】
・20分, 25分, 30分, 60分, 90分, 120分毎の単位で、繰り返しアラームの設定が可能
・Apple Watchでストップウォッチが利用可能
・合計時間を、日単位、作業名単位、タグ単位で確認可能

ATracker

ATracker は、ワンタップでタイマーの開始/停止をするだけで「いつ」「何に」「どれぐらい」時間を使ったのかを記録する事が可能。作業に掛かった時間をタスクや期間ごとに、棒/円グラフで確認でき、用途に合わせた分析結果を簡単に表示できます。目標の入力機能や、リストビューやカレンダービューの切り替え、アイコンのカスタマイズなど、豊富な機能でモチベーションを維持するのにも役立ちます。

【ATrackerの特徴】
・目標の設定とレポート機能で目標の進捗状況を追跡可能
・背景、スタイル、数百のアイコンから自分にぴったりの仕様にカスタマイズ可能
・モバイル、タブレット、Apple Watch、PCのどのデバイスからもアクセス可能

まとめ

プロジェクトの成功には、緻密な計画と実行が不可欠。限られた時間の中で、いかに効率よく仕事をこなすかが、現代のビジネスパーソンに求められています。時間管理アプリを活用すれば、タスクの可視化、進捗管理、チームとの連携がスムーズになり、プロジェクトの成功確率を大幅に向上させることが可能。個人の作業時間を正確に記録するだけでなく、チーム全体の進捗状況を可視化し、効果的なプロジェクト管理を行うこができるでしょう。