デスクトップを整理して見やすくしよう
デスクトップにずらりとアイコンが並んでいると、どこに何があるのか分からず、必要なデータを探すところから始めなければなりません。仕事の効率を上げるためには、デスクトップを整理することが大切です。ここでは、なぜデスクトップを整理した方が良いのか、その理由とメリットを紹介します。
デスクトップが乱雑になるとどうなる？
「後で整理するから、とりあえず…」と、何でもデスクトップに保存してしまうと、フォルダやアイコンで画面が埋まり乱雑な印象です。また、必要なファイルを探すのに時間がかかることにも。さらには、仕事を任せても大丈夫かという疑問を持たれるなど、評価が下がってしまうかもしれません。
また、デスクトップにファイルを出しっぱなしにするのは、立ち上げる時に読み込むデータが多くなるため起動が遅くなり、仕事効率の低下にもつながります。
乱雑なデスクトップで起こりやすいミス
デスクトップに複数のファイルやフォルダが散乱していると、重要なファイルを紛失してしまう、メールに添付するファイルを間違ってしまう、違うデータで資料を作成するなどといったミスが起こりやすくなるでしょう。
また、作業をしていない場合でも、デスクトップは意外と見られているものです。ファイル名を見ただけで中身が予想できてしまうと、第三者への情報漏えいにもつながる恐れがあります。
デスクトップを整理するメリット
デスクトップが整理されていると、まかせた仕事をきちんとやってくれそうな印象を与えるなど、さまざまなメリットがあります。以下は、デスクトップを整理するメリットの一例です。
- 書類やデータを探す手間が省けるため、すばやく仕事を始められる
- 必要な書類やデータの確認がすばやくできるため、仕事の効率が上がる
- どこに何があるのかを把握しているため、仕事の現状ややるべきことが頭の中で整理しやすい
- デスクトップは何気なく目にすることが多いため、すっきりと整っていると他者に良い印象を与える
見やすいデスクトップにするための整理方法
見やすく探しやすいデスクトップは、仕事の効率化にもつながります。ここからは、見やすいデスクトップを作るための整理方法を紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
①フォルダを二つに分ける
整理されていないデスクトップは、必要ないフォルダやデータ、アイコンなどさまざまなものが散乱しがちです。まずは、一つずつ確認をして、必要なフォルダと不要なフォルダに分別していきましょう。
また、どちらか決められないものはグレーなものとして分けておくと、途中で作業が止まりません。後から確認して分別してください。ゴミ箱に入れただけではデータは消去されないため、思い切って整理するのがポイントです。
②さらにフォルダを階層で分ける
必要なフォルダの中に第二階層としてフォルダを作成し、仕事別や取引先別に仕分けします。さらに第三階層として、書類や画像、参考資料など内容別のフォルダに分けると良いでしょう。
これ以上分けてしまうと、逆にフォルダが多くなり過ぎて探しにくくなってしまう恐れがあります。分けるのであれば、書類の分類や規格で分けるなど、第四階層までにとどめるのがおすすめです。
③探しやすいファイル名をつける
探しやすいファイル名をつけることも大切なポイントです。ファイルの更新日やプロジェクト名、中身が分かるファイル名など、自分なりのルールを決めて名前を付けておくと、迷子になりにくいです。
また、先頭に日付をつけると、ファイルを開かずに作成した日が分かり、日付順でファイルが整列するため見つけやすくなるというメリットもあります。
④ファイルの保存先を変更する
ファイルやデータが増えてしまう原因の一つに、保存先がデスクトップに設定されていることがあげられます。デスクトップのファイル整理ができたら、ファイルの保存先を変更しておくのがおすすめです。ファイルを保存する際に、指定したフォルダに自動で保存できるようにすると、デスクトップに溜め込むのを防げます。
使用しているアプリケーションやバージョンによって方法は異なりますが、ソフトごとに保存先を指定できるタイプもあるため確認してみましょう。
簡単にデスクトップを整理するアイデア
アイデア次第で、さらにデスクトップを使いやすく整理できます。ここでは、フリーソフトや壁紙などを使ったデスクトップの整理アイデアを紹介します。
ショートカットアイコンはタスクバーに固定
よく使うソフトはショートカットキーにしておくと、すぐに立ち上げられるため便利です。しかし、増え過ぎるとデスクトップが散らかる原因となります。また、デスクトップ上では、ファイルを開くと隠れてしまうため使い勝手が良くありません。
ショートカットキーにするよりも、タスクバーにピン留めしておくと、ファイルを開いても手前に固定されるため問題なく使うことができますよ。
一時保存するフォルダを作る
ファイルやデータの中には、一度使うだけで必要なくなるものや、どこに分類したら良いのか迷ってしまう場合もあります。それらをデスクトップに放置してしまうと、乱雑になってしまうため一時保存のフォルダを作っておくと便利です。
だからといってどんどん保存してしまうと一時保存フォルダの中が乱雑になってしまうため、削除したり移動したりなど、定期的なメンテナンスを忘れないようにしましょう。
フリーソフトを活用してみる
忙しくてデスクトップの整理整頓をする時間がとれない人や、ファイルの整理が苦手な人は、デスクトップ整理用のフリーソフトを活用してみるのもひとつの方法です。
ファイルにラベルやメモを付けられ、検索キーワードでファイル検索もできるソフトや、ファイルをラベルやコメントで管理でき、自動振り分け機能や特定の条件での検索機能があるソフトなどもあります。さまざまなソフトの中から、自分に合った使いやすいソフトを選びましょう。
整理しやすい壁紙に変えてみる
壁紙は、パソコンに入っていた画像や好きな写真を使用している人が多いですが、なかにはデスクトップの整理に役立つ壁紙もあります。
何も入っていない本棚の壁紙やデスクトップを色や枠で分割した壁紙なら、フォルダの整理やグループ分けなどが簡単にできます。また、自分だけのこだわり感のある壁紙を使うと気分も上がり、仕事の効率化もはかれるため一石二鳥ですね。
【OS別】デスクトップ整理方法
ここからは、WindowsとMacそれぞれの、デスクトップ整理方法を紹介します。どちらも簡単な方法なのでぜひ試してみてくだい。
Windowsのデスクトップ整理方法
■ショートカットキーをスタートメニューに移動する方法
デスクトップにあるショートカットキーを右クリックし「スタートメニューにピン留めをする」を選択するだけで、Windowsのスタートメニューに移動できます。また、頻繁につかうソフトは大きく表示するなどサイズ変更も可能です。
■自動配列を使う方法
デスクトップ上にあるショートカットキーを、きれいに並べてくれる機能です。デスクトップの何もないところで右クリックをし、メニュー表示から「アイコンの自動整列」を選択すると等間隔で整列してくれますよ。
Macのデスクトップ整理方法
■スタックでの自動整理の方法
デスクトップ上に乱雑に散らばったファイルやフォルダを書類の種類別に、モニタの右端に並べてくれる機能です。書類をグループ分けする基準は、種類や最後に開いた日、変更日、作成日などからカスタマイズできます。
■アイコンを非表示にする方法
MacではHDなどの特に使用しないアイコンも表示されています。Finderを起動しメニューバーのFinder→環境設定→一般の中に、デスクトップに表示する項目があるのでいらないアイコンのチェックを外すと、必要のないアイコンを非表示にできます。
デスクトップを整理して作業効率を上げよう
ファイルやフォルダが乱雑に置かれたデスクトップでは、必要なファイルを見つけるのに時間がかかったり、思わぬミスにつながるリスクが高くなります。きれいに整理整頓されたデスクトップは、モチベーションも上がり効率よく仕事ができますよ。
一度整理してしまえば、決めたルールを守るだけなので、思い切ってデスクトップの整理をしてみてはいかがでしょうか。