ビジネスメールの締めの言葉は、相手に対する敬意や感謝、依頼や期待などのメッセージを伝える重要な部分です。しかし、どのように言葉を選べばいいのか迷うことも多いのではないでしょうか。
この記事ではコクヨ「在宅百貨」編集部が、ビジネスメールで締めの言葉を書く際のポイントと、場面別の文例をご紹介します。
この記事ではコクヨ「在宅百貨」編集部が、ビジネスメールで締めの言葉を書く際のポイントと、場面別の文例をご紹介します。
ビジネスメールで締めの言葉が大事な理由とは？
ビジネスメールの締めの言葉は、メールの宛名や要旨、詳細と同様に必要なマナーです。最後に目にするものなので記憶に残りやすく、相手の反応にも影響します。
メールの簡単な構成はこの通り。詳細のあとに来るブロックが「結び」のため、丁寧な結びの言葉はメールの礼儀として不可欠です。
ビジネスメールにおける締めの言葉選びのポイント
ビジネスメールの締めの言葉は、相手の立場や関係性に合わせた敬語を選びましょう。メールの目的や内容に沿ったニュアンス、簡潔でわかりやすい言葉で書くことがポイント。とはいえ「簡潔でわかりやすく」「相手との関係性に合わせた表現選び」は意外と難しいものです。「言葉選びがややこしい」と感じたら、次の章で紹介する「よろしくお願いいたします。」の言い換え表現をまず覚えると良いでしょう。使い勝手がよく、おすすめの言い回しです。
ビジネスメールの「締めの言葉」の基本：「よろしくお願いいたします」をまずマスター
ビジネスメールの「締めの言葉」の基本は、「よろしくお願いいたします」。この言葉は、相手に何かをお願いする場合はもちろん、返信や報告、確認などの際にも使えます。
ただし、相手や状況によっては、より丁寧な言い方や、より強い言い方が必要な場合もあります。
「よろしくお願いいたします」の例と、言い換え表現を見ていきましょう。
ただし、相手や状況によっては、より丁寧な言い方や、より強い言い方が必要な場合もあります。
「よろしくお願いいたします」の例と、言い換え表現を見ていきましょう。
通常の「よろしくお願いいたします」の例
オーソドックスな「よろしくお願いいたします」は次のように使います。
・お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
・ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。よろしくお願いいたします。
・今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願いいたします。
ご紹介した例では、「よろしくお願いいたします」の前に、相手に対する敬意や気遣いなどのメッセージを入れることで、無難な締めの言葉となっています。
・お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
・ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。よろしくお願いいたします。
・今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願いいたします。
ご紹介した例では、「よろしくお願いいたします」の前に、相手に対する敬意や気遣いなどのメッセージを入れることで、無難な締めの言葉となっています。
より丁寧な「よろしくお願いいたします」の言い換え表現
「よろしくお願いいたします」はより丁寧に言い換えができます。
・よろしくお願い申し上げます。
・何卒よろしくお願いいたします。
・今後ともご指導を賜りますようお願い申し上げます。
こうした丁寧な言い回しは、相手が目上の人や取引先の人など、より敬意を示したい場合に使います。ただし、使いすぎると逆に過剰な印象を与えることもあるので、注意しましょう。
・よろしくお願い申し上げます。
・何卒よろしくお願いいたします。
・今後ともご指導を賜りますようお願い申し上げます。
こうした丁寧な言い回しは、相手が目上の人や取引先の人など、より敬意を示したい場合に使います。ただし、使いすぎると逆に過剰な印象を与えることもあるので、注意しましょう。
相手にお願いをする場合の「よろしくお願いいたします」の例
相手にお願いをする場合は、次のように使うとよいでしょう。
・ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
・お手数をおかけいたしますが、至急ご返信いただけますと幸いです。よろしくお願い申し上げます。
「よろしくお願いいたします」の前に、お願いの内容や理由を明確に伝えることで、相手に対する配慮や協力を求める姿勢を示しています。
・ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
・お手数をおかけいたしますが、至急ご返信いただけますと幸いです。よろしくお願い申し上げます。
「よろしくお願いいたします」の前に、お願いの内容や理由を明確に伝えることで、相手に対する配慮や協力を求める姿勢を示しています。
シーン別のメールの締めはどのように言葉選びをすればいいの？
ビジネスメールの締めの言葉は、メールの目的や内容に合わせてニュアンスを変えることが大切です。同じ「よろしくお願いいたします」でも、返信がほしい場合や、検討や対応を強めに依頼したい場合、感謝する場合、謝罪する場合、返信不要の場合など、シーンによって微妙に意味が異なります。
メールの締めの言葉の文例をシーン別に見ていきましょう。
基本的な返信の場合
相手のメールに対して、返答や報告をするだけで、特に何かをお願いしたり期待したりすることがない場合は、「よろしくお願いいたします」で問題ありません。
場合によっては、相手との関係を維持したいというニュアンスを加えるために、以下のように言い換えるのもおすすめ。
・どうぞよろしくお願いいたします。
・引き続きよろしくお願いいたします。
・今後ともよろしくお願い申し上げます。
ただし、相手との関係性やビジネス上のシチュエーションによっては単なる「よろしくお願いいたします」の方が無難な場合もあります。関係を維持するニュアンスが伝わらない方が良い一方で「よろしくお願いいたします」という意思は伝えたい場合もあるでしょう。こうした言い回しは、臨機応変に使い分けましょう。
場合によっては、相手との関係を維持したいというニュアンスを加えるために、以下のように言い換えるのもおすすめ。
・どうぞよろしくお願いいたします。
・引き続きよろしくお願いいたします。
・今後ともよろしくお願い申し上げます。
ただし、相手との関係性やビジネス上のシチュエーションによっては単なる「よろしくお願いいたします」の方が無難な場合もあります。関係を維持するニュアンスが伝わらない方が良い一方で「よろしくお願いいたします」という意思は伝えたい場合もあるでしょう。こうした言い回しは、臨機応変に使い分けましょう。
返信がほしい場合
返信がほしい場合は、「よろしくお願いいたします」に加えて、「ご返信をお待ちしております」や「ご返信いただけますと幸いです」などの言葉を入れることで、返信を促すことができます。
・お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信をお待ちしております。よろしくお願いいたします。
・ご確認いただきたい点がございますので、添付ファイルをご覧ください。ご返信いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
・ご都合のよろしい日時をご教示ください。よろしくお願いいたします。
・お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信をお待ちしております。よろしくお願いいたします。
・ご確認いただきたい点がございますので、添付ファイルをご覧ください。ご返信いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
・ご都合のよろしい日時をご教示ください。よろしくお願いいたします。
検討や対応を強めに依頼したい場合
検討や対応を強めに依頼したい場合は、「至急」や「速やかに」などの言葉を使用し、緊急性や重要性を伝えましょう。
・お手数をおかけいたしますが、至急ご返信いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
・速やかにご対応いただきますよう、お願い申し上げます。
・今回の件は非常に重要ですので、早急にご検討のほど、よろしくお願いいたします。
・お手数をおかけいたしますが、至急ご返信いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
・速やかにご対応いただきますよう、お願い申し上げます。
・今回の件は非常に重要ですので、早急にご検討のほど、よろしくお願いいたします。
感謝する場合
感謝の気持ちは、「ありがとうございます」や「感謝いたします」などの言葉でストレートに伝えるとともに、敬意や期待も表現するとよいでしょう。
・この度は誠にありがとうございました。心より感謝申し上げます。
・ご協力いただき、感謝いたしております。今後ともよろしくお願いいたします。
・ご厚情を賜り、深く感謝しております。引き続きよろしくご指導のほどお願い申し上げます。
・この度は誠にありがとうございました。心より感謝申し上げます。
・ご協力いただき、感謝いたしております。今後ともよろしくお願いいたします。
・ご厚情を賜り、深く感謝しております。引き続きよろしくご指導のほどお願い申し上げます。
謝罪する場合
謝罪はなるべく迅速に、丁寧な言葉で敬意や誠意を伝えましょう。
・この度は大変ご迷惑をおかけしましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
・今後は同じ過ちを繰り返さないよう、注意いたします。誠に申し訳ございませんでした。
・ご期待に沿えなかったことを、幾重にもお詫び申し上げます。ご容赦いただきますよう、お願い申し上げます。
・この度は大変ご迷惑をおかけしましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
・今後は同じ過ちを繰り返さないよう、注意いたします。誠に申し訳ございませんでした。
・ご期待に沿えなかったことを、幾重にもお詫び申し上げます。ご容赦いただきますよう、お願い申し上げます。
返信不要の場合
相手に返信の負担をかけたくない時は、「返信不要」という言葉を柔らかく言い換えるとよいでしょう。
・ご確認いただければ、ご返信には及びません。
・なお、ご返信はどうかお気遣いなさいませんようお願い申し上げます。
・この後のご返事はお気遣いなさらないようお願いいたします。
・ご確認いただければ、ご返信には及びません。
・なお、ご返信はどうかお気遣いなさいませんようお願い申し上げます。
・この後のご返事はお気遣いなさらないようお願いいたします。
メールの締めの言葉を書く際のポイント
メールの内容や相手に合わせて適切な言葉を選ぶことで「締めの言葉」は、メールを呼んだ相手に好印象を与える効果が期待できます。とはいえご紹介した言葉の中には、ビジネスメールとはいえ「ちょっと硬すぎない？もうすこしライトな言い回しはないの？」と感じる文言もあったのではないでしょうか。実はより簡潔に書くことも、前置きや相手との関係性次第で「問題ありません」。最後に、実際に「締めの言葉」を書く際のポイントを見ていきましょう。
「略儀ではございますが～～」という言葉を使ったやや簡潔な返信もあり
「略儀ではございますが～～」という言葉は「本来なら直接会って伝えるべきことを、簡略化して失礼します」という意味を含んでいます。使い方の例は以下の通り。
・略儀ではございますが、メールにてお詫び申し上げます。
・略儀ではございますが、書中にてご挨拶申し上げます。
・略儀ではございますが、メールにてお詫び申し上げます。
・略儀ではございますが、書中にてご挨拶申し上げます。
「取り急ぎ」も使用可能：ただし注意点も
「ひとまず用件を伝えたい」ときは、「取り急ぎご報告いたします」という表現が使われることもあります。「後ほど詳細を確認いたしますので、取り急ぎご報告いたします」などです。ただし「取り急ぎ」を使った表現は、「急いで書いた」という意味合いが強いため、相手に失礼な印象を与えてしまうことがあります。
筆者は「取り急ぎ」を使うとき、上記3つのポイントに注意しています。取り急ぎのメールを送ったあと、必ず詳細連絡でフォローすることは特に重要です。メール内で「いつ改めて」連絡するか記載しておくと、相手に丁寧な印象を与えます。また取引先など社外に対しては、できるだけ別の表現を使うことが好ましいです。
敬語と同じくらい「簡潔さ」も重要
ビジネスメールで丁寧な表現は重要ですが、それと同じくらい「簡潔さ」も大切。
ダラダラとした文章は内容を理解するのに時間がかかり、正確に伝えることが難しくなります。簡潔に、一文を短く区切ることを心がけましょう。大仰な修飾語や比喩などは必要ありません。できる限りシンプルになるよう余計な要素はそぎ落とし、改行や段落を区切って読みやすくする工夫をすることも効果的です。
（中略）
また、受け取った相手が、返信が必要か等この文書に対してどんなアクションを取ればいいのか迷わせないことも重要です。
よく使う「締めの言葉」はPCに単語登録しておこう
よく使う「締めの言葉」はPCに単語登録しておくと、メールを書くときの手間が軽減されて便利。登録は以下の手順で行えます。
先ほど紹介した「今後とも～」や「ご愛顧のほど～」など、よく使う「よろしくお願いいたします」の言い換え表現を登録しておくと、ミスタイプも防げるのでおすすめです。
メールを正確かつ効率的に書く方法は、こちらの記事で解説しているのでぜひご参考ください。
まとめ | 筆者の場合は「引き続きよろしくお願いいたします」が基本
締めの言葉は、相手に対する敬意や感謝、依頼や期待などのメッセージを伝える重要な部分です。筆者の場合は、相手との長期的な関係を築くことを願い、「引き続きよろしくお願いいたします」を基本にしています。
相手の立場や関係性、メールの目的や内容に応じて適切な言葉を選び、コミュニケーションの効果を高めましょう。
相手の立場や関係性、メールの目的や内容に応じて適切な言葉を選び、コミュニケーションの効果を高めましょう。
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