ビジネス上のチームコミュニケーションの手段として『Slack』を利用しているビジネスパーソンの方は多いでしょう。
一方でSlack上でのコミュニケーションの難点はやり取りが過去へと流れ、別途プロジェクト管理ツールを導入しなくてはタスク管理がしづらかったことです。
この難点を克服したのが、2024年6月にリリースされた「リスト」機能です。この機能を活用すれば、チャットツール内でプロジェクトの進捗管理やタスク割り振りを一元化できます。
この記事では、ビジネスパーソンがSlack上で効果的にタスク管理を行うための具体的な方法を解説します。
一方でSlack上でのコミュニケーションの難点はやり取りが過去へと流れ、別途プロジェクト管理ツールを導入しなくてはタスク管理がしづらかったことです。
この難点を克服したのが、2024年6月にリリースされた「リスト」機能です。この機能を活用すれば、チャットツール内でプロジェクトの進捗管理やタスク割り振りを一元化できます。
この記事では、ビジネスパーソンがSlack上で効果的にタスク管理を行うための具体的な方法を解説します。
Slack『リスト』機能とは
Slackの「リスト」は、タスクの作成・割り振り・進捗管理を一元的に行える機能です。具体的には、タスクごとに担当者や期限を設定できるほか、進捗状況をリアルタイムで共有可能。Slack内で完結するため、別のプロジェクト管理ツールを行き来する必要がなく、コミュニケーションとタスク管理のコンテキストを統一することができます。
Slack『リスト』機能は、ナビゲーションバーから表示でき『その他（三点リーダーのアイコン）』から確認できます。
Slack『リスト』機能は、ナビゲーションバーから表示でき『その他（三点リーダーのアイコン）』から確認できます。
Slack『リスト』を用いてタスク管理する方法
Slackの『リスト』機能を使って、タスク管理をする具体的な方法をご紹介します。
リストの作成方法
ナビゲーションバーの「その他」→「リスト」と進むと「新しいリスト」の作成画面へと進みます。
新しいリストの作成は画面上の項目を埋めることで可能です。「名前（項目名）」「メンバー」「日付」及びリストそのものの名称を付けましょう。なお手元にCSV形式のリストがある場合は、そちらをアップロードすることも可能です。
テンプレートの利用について
なおSlackのリスト機能を使うのが初めてで、どのようにリストの項目を定義すべきかピントこない場合、Slackがあらかじめ用意しているテンプレートを使うと良いでしょう。
テンプレートは「代わりにテンプレートから開始する」から選ぶことができます。 複数のテンプレートが用意されていますが、たとえばテレワークでのチーム内のコミュニケーションとタスク管理を円滑化するには『フィードバックトラッカー』テンプレートがおすすめの1つです。
テンプレートは「代わりにテンプレートから開始する」から選ぶことができます。 複数のテンプレートが用意されていますが、たとえばテレワークでのチーム内のコミュニケーションとタスク管理を円滑化するには『フィードバックトラッカー』テンプレートがおすすめの1つです。
『フィードバック』『詳細』『タイプ』『重要度』『提出者』『提出日』を登録でき、そのフィードバックへの対応状況をトラッキングできます。
リストへの『フィールド』『アイテム』の追加について
Slackのリスト機能はテンプレートを使わず、空のリストに対して『フィールド』『アイテム』を自由に追加して、柔軟性が高い機能として使うこともできます。
『フィールド』は項目であり、『アイテム』はその項目に対して格納すべき対象です。
たとえば空のリストを作ると『名前』『メンバー』『日付』というフィールドが用意されており、これらの項目に新しい項目を追加したい場合、『＋』ボタンをクリックすることでフィールドを追加できます。
『フィールド』は項目であり、『アイテム』はその項目に対して格納すべき対象です。
たとえば空のリストを作ると『名前』『メンバー』『日付』というフィールドが用意されており、これらの項目に新しい項目を追加したい場合、『＋』ボタンをクリックすることでフィールドを追加できます。
フィールド名は任意のものを設定可能。フィールドタイプではその項目の種類を「数値」「日付」「ファイル」などから自由に指定できます。
たとえばフィールドに「架電対象の電話番号」という項目を追加して、フィールドタイプを「Phone」に指定。そして「名前」に「テレアポを行う」などとタスク名称を記載。
そしてメンバーと日付を指定すると、テレアポのタスクと担当者、期日、対象の電話番号をSlack上で一元管理してタスクのトラッキングもできます。
そしてメンバーと日付を指定すると、テレアポのタスクと担当者、期日、対象の電話番号をSlack上で一元管理してタスクのトラッキングもできます。
リスト上での電話番号とテレアポのタスクの管理（例）
『ワークフロー』機能との連携によって、リストを起点とした業務も可能
Slackには『ワークフロー』機能があり、同機能を使うことで、一定の条件を満たした場合におけるメッセージの自動送信などを実装できます。
Slack『ワークフロー』機能
この『ワークフロー』機能を使うことで、リストへの項目追加や項目の更新時にSlack内のスレッドに通知を行うことも可能となります。
つまりSlackでリスト機能を使わない場合、過去の重要なやり取りがどんどん流れてしまうことはしばしば起こります。
そこで『リスト』と『ワークフロー』を併用することで、スレッドやチャンネルで重要なタスクが持ち上がった際にリストに即時に登録。そして『ワークフロー』を用いることで、そのリストが更新された際に起点となったスレッドないしはチャンネルに通知することで、管理性が高まります。
なお、Slackのワークフロー作成は難しいものではありませんが、実装の担当者を社内のエンジニアや一部のディレクターに絞っている企業も珍しくはありません。全社員がワークフローを利用すると、実装ミスによって不要な通知が不要なチャンネルに送信されるといったケースも起こり得るためです。
そのためワークフローを使いたい場合は、まずは上司に相談することをおすすめします。
つまりSlackでリスト機能を使わない場合、過去の重要なやり取りがどんどん流れてしまうことはしばしば起こります。
そこで『リスト』と『ワークフロー』を併用することで、スレッドやチャンネルで重要なタスクが持ち上がった際にリストに即時に登録。そして『ワークフロー』を用いることで、そのリストが更新された際に起点となったスレッドないしはチャンネルに通知することで、管理性が高まります。
なお、Slackのワークフロー作成は難しいものではありませんが、実装の担当者を社内のエンジニアや一部のディレクターに絞っている企業も珍しくはありません。全社員がワークフローを利用すると、実装ミスによって不要な通知が不要なチャンネルに送信されるといったケースも起こり得るためです。
そのためワークフローを使いたい場合は、まずは上司に相談することをおすすめします。
まとめ
仕事をする上で、タスク管理は非常に重要です。タスク自体が振られるSlackとは別にタスク管理ツールがあると、手動で入力しなければならず、漏れが出てきてしまうこともあります。一方、Slackのリスト機能を使えば、一元管理が可能。タスク管理のハブとして活用することで、業務の効率化と成果の最大化を実現できます。
