便利なスケジュール管理アプリがあるいまでも、物理的な『手帳』で自分の予定やToDoを管理したい方もまだまだ多いのでは？
特に『システム手帳』は自分の目的や用途に合わせてカスタマイズでき、ひとつの目的だけでなく、用途を拡張することも可能。アプリとはまた違った魅力があり、その手帳の管理自体が実用的な趣味になり得ます。
そこでこの記事では、システム手帳の基本的な特徴から、効果的なカスタマイズ方法まで詳しく解説していきます。
特に『システム手帳』は自分の目的や用途に合わせてカスタマイズでき、ひとつの目的だけでなく、用途を拡張することも可能。アプリとはまた違った魅力があり、その手帳の管理自体が実用的な趣味になり得ます。
そこでこの記事では、システム手帳の基本的な特徴から、効果的なカスタマイズ方法まで詳しく解説していきます。
はじめての『システム手帳』！普通の手帳との違いは何？
『システム手帳』は、リング式バインダーにリフィル（中身）を自由に組み替えられる手帳です。一般的な綴じ手帳との最大の違いは「カスタマイズ性」にあります。例えば、ライフスタイルの変化に応じてリフィルを入れ替えられるため、1つのカバーを10年以上使い続ける愛用者も存在します。
（画像：筆者作成）
システム手帳を利用するメリット・デメリット
システム手帳を利用する最大のメリットは、カスタマイズ性とコストパフォーマンス
にあります。たとえば仕事用に月間スケジュールを多めに入れつつ、プライベート用に家計簿リフィルを追加するなど、シーズンごとに中身を最適化するといった管理性とカスタマイズ性は従来の綴じ手帳にはありません。
またカバーそのものは初期投資が必要ですが、2年目以降は年間約2,000円程度のリフィル代だけで済みます（綴じ手帳の相場は3,000～6,000円/年）。
一方で特殊なフォーマット（例：週間レイアウト+予算管理表）は自作が必要な場合があるなど、カスタマイズ性が高いからこその悩みもある点はデメリット。
逆に言えばそうした「システム手帳ならではの悩み」が気にならない方にとっては、システム手帳のカスタマイズはそれ自体が実用性と趣味を兼ね備えた楽しみになるでしょう。
またカバーそのものは初期投資が必要ですが、2年目以降は年間約2,000円程度のリフィル代だけで済みます（綴じ手帳の相場は3,000～6,000円/年）。
一方で特殊なフォーマット（例：週間レイアウト+予算管理表）は自作が必要な場合があるなど、カスタマイズ性が高いからこその悩みもある点はデメリット。
逆に言えばそうした「システム手帳ならではの悩み」が気にならない方にとっては、システム手帳のカスタマイズはそれ自体が実用性と趣味を兼ね備えた楽しみになるでしょう。
システム手帳をカスタマイズして『暮らし』と『仕事』を上手に管理する方法
システム手帳のカスタマイズ方法をの例をご紹介します。カスタマイズを上手に行うことで、一冊のシステム手帳で『暮らし』『仕事』をどちらも管理できるようになります。
サイズ選びとリフィル選び
（画像：筆者作成）
まずシステム手帳の『サイズ』は以下のようなものが一般的です。
・A5サイズ（148×210mm）：会議メモやプロジェクト計画書の貼り付けに最適。フリーランスや経営者向け。
・バイブルサイズ（170×95mm）：名刺サイズのポケットが付いたカバーが多く、社会人の日常使いに人気。
・ミニ6（80×126mm）：コンパクトながらL版写真が貼れる、ママさんや学生のカバン持ちに便利。
システム手帳で『暮らし』も『仕事』も管理するならば、まずは会議メモや計画書の貼り付けに十分なサイズがあるA5サイズ、ないしは名刺管理にもちょうどいいバイブルサイズの手帳を選ぶと良いでしょう。
・A5サイズ（148×210mm）：会議メモやプロジェクト計画書の貼り付けに最適。フリーランスや経営者向け。
・バイブルサイズ（170×95mm）：名刺サイズのポケットが付いたカバーが多く、社会人の日常使いに人気。
・ミニ6（80×126mm）：コンパクトながらL版写真が貼れる、ママさんや学生のカバン持ちに便利。
システム手帳で『暮らし』も『仕事』も管理するならば、まずは会議メモや計画書の貼り付けに十分なサイズがあるA5サイズ、ないしは名刺管理にもちょうどいいバイブルサイズの手帳を選ぶと良いでしょう。
（画像：筆者作成）
続けてリフィル選びです。基本的には『月間カレンダー』をベースに、家計簿やメモ、アクセサリーなど用途に合うリフィルを選ぶのがおすすめです。
リフィルを選ぶ際には『色』にも注意すると良いでしょう。たとえば淡色印刷のリフィルを選ぶと、視認性を確保しやすいため「重要なことを書くページ」に向いています。
なお『色でリフィルを使い分ける』のに比べるとマイナーな利用方法にはなりますが、リング径と穴位置が一致する場合は『大きなリフィル』と『小さなリフィル』を使い分けるのも一案です。
大きなリフィルは仕事用、小さなリフィルはプライベートといったサイズごとの使い分けができ、一冊のシステム手帳の中にメインノートに加え、サブノートが出来上がります。
リフィルを選ぶ際には『色』にも注意すると良いでしょう。たとえば淡色印刷のリフィルを選ぶと、視認性を確保しやすいため「重要なことを書くページ」に向いています。
なお『色でリフィルを使い分ける』のに比べるとマイナーな利用方法にはなりますが、リング径と穴位置が一致する場合は『大きなリフィル』と『小さなリフィル』を使い分けるのも一案です。
大きなリフィルは仕事用、小さなリフィルはプライベートといったサイズごとの使い分けができ、一冊のシステム手帳の中にメインノートに加え、サブノートが出来上がります。
『暮らし』の管理にマッチするリフィルの例
暮らしの管理に適したリフィルの例として、防災ノート、健康管理シート、家事効率化リフィルが挙げられます。
（画像：写真ACより）
防災ノート
防災ノートは災害時に必要な情報をまとめたリフィルです。避難場所や避難経路など避難時に必要な行動、家族の情報や緊急連絡先などのデータ、災害時に持ち出す物のリストなどを書き出します。具体的には以下の項目を含めることができます。
・避難経路マップ：自治体のハザードマップを印刷して貼り付け
・緊急連絡先：自治体や保険会社の連絡先を記載
・常備薬リスト：写真付きで薬の情報を管理
なお、水に強い合成紙リフィルを使用すると、災害時でも情報が保護されます。
健康管理シート
健康状態を継続的に記録し、管理するためのリフィルです。
・体重/血圧の推移グラフ：日々の測定値をグラフ化して変化を視覚化
・生理周期表：月経の記録や予測に活用
・ストレスチェック表：日々のストレスレベルを記録し、傾向を把握
家事効率化リフィル
家事を効率的に管理するためのリフィルです。
・冷蔵庫在庫チェック表：食材の在庫状況を管理し、買い忘れを防止
・掃除スケジュール：日常的な掃除から定期的な大掃除まで計画的に管理
・献立プランニング：週間または月間の食事計画を立てる
これらのリフィルを活用することで、日常生活の様々な側面を効率的に管理できるでしょう。
防災ノートは災害時に必要な情報をまとめたリフィルです。避難場所や避難経路など避難時に必要な行動、家族の情報や緊急連絡先などのデータ、災害時に持ち出す物のリストなどを書き出します。具体的には以下の項目を含めることができます。
・避難経路マップ：自治体のハザードマップを印刷して貼り付け
・緊急連絡先：自治体や保険会社の連絡先を記載
・常備薬リスト：写真付きで薬の情報を管理
なお、水に強い合成紙リフィルを使用すると、災害時でも情報が保護されます。
健康管理シート
健康状態を継続的に記録し、管理するためのリフィルです。
・体重/血圧の推移グラフ：日々の測定値をグラフ化して変化を視覚化
・生理周期表：月経の記録や予測に活用
・ストレスチェック表：日々のストレスレベルを記録し、傾向を把握
家事効率化リフィル
家事を効率的に管理するためのリフィルです。
・冷蔵庫在庫チェック表：食材の在庫状況を管理し、買い忘れを防止
・掃除スケジュール：日常的な掃除から定期的な大掃除まで計画的に管理
・献立プランニング：週間または月間の食事計画を立てる
これらのリフィルを活用することで、日常生活の様々な側面を効率的に管理できるでしょう。
『仕事』の管理にマッチするリフィルの例
『仕事』の管理にマッチするリフィルの例として、以下のようなものが挙げられます。
プロジェクトトラッカー
プロジェクトの進捗管理や課題解決に役立つリフィルです。
・ガントチャート簡易版：プロジェクトのタスクと期間を視覚化し、全体の進捗を把握できます。
・課題解決フローチャート：問題点の特定から解決策の実施まで、課題解決のプロセスを図式化します。
・関係者連絡履歴：プロジェクト関係者とのコミュニケーション記録を時系列で管理します。
営業ツール
営業活動を効率化し、成果を上げるためのリフィルです。
・商談チェックリスト：商談の準備から終了後のフォローアップまで、必要な項目を漏れなくチェックできます。
・競合他社比較表：自社製品・サービスと競合他社の特徴を一覧で比較し、セールスポイントを明確化します。
・名刺管理シート（日付/特徴メモ欄）：名刺交換の日付や相手の特徴を記録し、効果的な人脈管理が可能です。
会議効率化リフィル
会議の生産性を高め、効果的な意思決定をサポートするリフィルです。
・タイムキーパー用時間割：議題ごとの時間配分を明確にし、会議の進行を管理します。
・決定事項一覧：会議で合意された内容を簡潔に記録し、後で確認しやすくします。
・アクションプラン記入欄：会議で決定した行動計画を具体的に記述し、責任者と期限を明確化します。
これらのリフィルを活用することで、プロジェクト管理、営業活動、会議運営などの業務を効率化し、生産性の向上につながります。自分の業務スタイルに合わせてカスタマイズすることで、より効果的な仕事の管理が可能になります。
プロジェクトトラッカー
プロジェクトの進捗管理や課題解決に役立つリフィルです。
・ガントチャート簡易版：プロジェクトのタスクと期間を視覚化し、全体の進捗を把握できます。
・課題解決フローチャート：問題点の特定から解決策の実施まで、課題解決のプロセスを図式化します。
・関係者連絡履歴：プロジェクト関係者とのコミュニケーション記録を時系列で管理します。
営業ツール
営業活動を効率化し、成果を上げるためのリフィルです。
・商談チェックリスト：商談の準備から終了後のフォローアップまで、必要な項目を漏れなくチェックできます。
・競合他社比較表：自社製品・サービスと競合他社の特徴を一覧で比較し、セールスポイントを明確化します。
・名刺管理シート（日付/特徴メモ欄）：名刺交換の日付や相手の特徴を記録し、効果的な人脈管理が可能です。
会議効率化リフィル
会議の生産性を高め、効果的な意思決定をサポートするリフィルです。
・タイムキーパー用時間割：議題ごとの時間配分を明確にし、会議の進行を管理します。
・決定事項一覧：会議で合意された内容を簡潔に記録し、後で確認しやすくします。
・アクションプラン記入欄：会議で決定した行動計画を具体的に記述し、責任者と期限を明確化します。
これらのリフィルを活用することで、プロジェクト管理、営業活動、会議運営などの業務を効率化し、生産性の向上につながります。自分の業務スタイルに合わせてカスタマイズすることで、より効果的な仕事の管理が可能になります。
『あると便利なリフィル』や『変わり種』の例
上記に加え、まず『あると便利なリフィル』の例にはマルチポケットリフィルが挙げられます。マルチポケットリフィルはポーチのような形状のリフィルで、領収書や切符を一時保管する先として活用できます。また付箋やシールを収納する際にも使えます。
続けて変わり種には、穴あけパンチを活用した「ポストカード」が挙げられます。昨今は文具店や雑貨店でポストカードが販売されていることが多いです。システム手帳のサイズとマッチするポストカードであれば、穴をあけることでシステム手帳に収納可能です。好きなキャラクターやアーティスト、映画などのポストカードを挟むことで手帳の中が華やかになります。
同様に防災マップなど実用的な地図を縮小印刷し、穴あけパンチを活用して手帳に収納するのも良いでしょう。
続けて変わり種には、穴あけパンチを活用した「ポストカード」が挙げられます。昨今は文具店や雑貨店でポストカードが販売されていることが多いです。システム手帳のサイズとマッチするポストカードであれば、穴をあけることでシステム手帳に収納可能です。好きなキャラクターやアーティスト、映画などのポストカードを挟むことで手帳の中が華やかになります。
同様に防災マップなど実用的な地図を縮小印刷し、穴あけパンチを活用して手帳に収納するのも良いでしょう。
システム手帳をカスタマイズする際の構成例
システム手帳で『暮らし』『仕事』を管理する際の構成例を、一案ご紹介します。今回は「仕事7：家庭3」のバランスの構成例を作成してみました。
| 構成 | 仕事用リフィル | 暮らし用リフィル |
| メインリフィル | 名刺用リフィル | マルチポケットリフィル（薬局カード・診察券入れ） |
| フロントポケット | 週間スケジュール | 家族カレンダー |
| 中央ポケット | マルチポケットリフィル（仕事用の資料の簡易的な収納先） | 連絡先リフィル（保育園の連絡先など） |
| バックポケット | 方眼紙リフィル（仕事向けの自由記述用） | 防災マップ（穴あけパンチ活用） |
このように構成を考えることで、仕事用と暮らし用でそれぞれ必要なリフィルや、穴あけパンチを使って自作すべきリフィルの内容が見えてきます。
システム手帳を最大限使いこなすメンテナンスの方法
まずは「月次レビュー」を行うことをおすすめします。月末に未使用リフィルを撤去し、使用頻度から次月の構成を最適化しましょう。たとえば先の構成例のうち、暮らし用リフィルの「家族カレンダー」の利用頻度が想定よりも少なかったとします。この場合、自由記述用の方眼紙をメインリフィルにしても良いかもしれません。そしてフロントのマルチポケットリフィルに付箋も収納しておき、家族の予定のメモは付箋に書き、メインリフィルに貼り付けるといった使い方が考えられます。
また重要ページをスキャンしてクラウド保存することもおすすめします。スキャンがめんどくさい場合はスマホで当該ページの写真を撮影するのでも十分です。 システム手帳は長く使うほどにリフィルが膨れあがり、目的のページを探すのが大変になりがちです。重要なページはクラウドでも保存することで検索性が上がります。
また重要ページをスキャンしてクラウド保存することもおすすめします。スキャンがめんどくさい場合はスマホで当該ページの写真を撮影するのでも十分です。 システム手帳は長く使うほどにリフィルが膨れあがり、目的のページを探すのが大変になりがちです。重要なページはクラウドでも保存することで検索性が上がります。
まとめ
システム手帳は、使い手の工夫次第で『暮らし』『仕事』をどちらも管理できる唯一無二のツールへと進化します。最初は市販のリフィルから始め、少しずつ自作リフィルに挑戦してみましょう。例えば、100均のルーズリーフに穴を開けるだけでも、オリジナルリフィルが作成できます。
初めは少し手間がかかるかもしれませんが、自分に合った使い方を見つけることで、日々の生活がより充実したものになるでしょう。
初めは少し手間がかかるかもしれませんが、自分に合った使い方を見つけることで、日々の生活がより充実したものになるでしょう。
