1日のビジネスメール送信数はコロナ以前で平均「14通」、受信数は平均「50通」といわれており、在宅ワークをしている人はさらに多いでしょう。在宅ワークでは、ビジネスメールやチャットの送受信が夜遅くになることもありますよね。
夜間のやり取りでは「夜分遅くにすみません」と付け加えたくなるものですが、そもそもこの文言は「何時以降」に送信するメールにつけるのが適切なのでしょうか。本記事では、「夜分遅くにすみません」の適切な使い方とマナーを解説します。
夜間のやり取りでは「夜分遅くにすみません」と付け加えたくなるものですが、そもそもこの文言は「何時以降」に送信するメールにつけるのが適切なのでしょうか。本記事では、「夜分遅くにすみません」の適切な使い方とマナーを解説します。
夜分遅くにビジネスメール/ビジネスチャットを送るのはNG？ | 勤務時間外は要注意
近年では在宅ワークが広まり、「同じオフィスで同じ時間に仕事をする」ことが少なくなったため、従来よりメール・チャットの送受信の時間帯が多様になっています。
社内でのやり取りするときや、メンバーにフリーランスがいる場合は、夜間のビジネスメール・チャットの送受信も決して珍しくありません
ただし、社外とのやり取りには注意が必要です。取引先へのメールを夜間に送信したことが原因で、取引先に自社の労働環境を問題視されたという事例があります。夜間のビジネスメール・チャットのやり取りは、取引先からのイメージを悪化させることもあるのです。
「夜分遅く」とは何時以降？ | 午後9時以降～が1つの目安
「夜分遅く」とは、おおむね「午後9時以降」が目安だと考えられています。現在では「フレックスタイム」の導入企業が増えており、午後9時くらいまで稼働しているビジネスパーソンが多いためです。
「フレックスタイム」は、必ず出勤すべき「コアタイム」と、いつ出勤してもいい「フレキシブルタイム」に分かれています。フレキシブルタイムの開始・終了時間は労働者が自由に決められますが、一般的には午前9時～午後9時くらいが多いです
そのため午後9時くらいまでであれば、「夜分遅く」であることを気にする必要はありません。ただし、フレックスタイム制が広まったとはいえ、午後9時以降は稼働する人が少なくなるので気を付けるほうがいいでしょう。
休日のメールも避けるべき
午後9時以降の夜分遅くの時間帯と同じく、休日のメールも避けるほうが好ましいです。とくに社外とのやり取りは、前述のように自社の労働環境を疑問視されるきっかけになるので、緊急性がない限りは避けるべきです。
深夜にビジネスメールを送る場合の例文と注意点 | 緊急性をしっかり伝える
深夜にビジネスメールを送る場合は、夜分遅くに連絡することに対する「お詫び」と、連絡が必要な「緊急性」をしっかり伝えることが重要です。
理想的なビジネスメールの例です。まずメールの冒頭で、夜分のメール送信について「お詫び」します。それから本題に入りつつ、なぜ夜分に送信したか「緊急性」を簡潔に説明することがポイントです。最後に締めの言葉として「再度のお詫び」を入れると、相手に悪印象を持たれにくい理想的なメールとなります
冒頭で深夜にメールを送ることについて謝罪する
深夜にメールを送信する場合は、必ず冒頭に「謝罪」の言葉を入れましょう。「夜分遅くに失礼いたします」「夜分遅くのメールになり申し訳ございません」などの書き方が無難です。前述のとおり、結びの言葉として再度の謝罪を入れるとより丁寧なメールになります。
緊急性の高さをしっかり説明する
緊急性が低い場合、夜分遅くにメールを送信する必要はありません。深夜にビジネスメールを送信する場合は、必ず緊急性の高さを説明するようにしましょう。たとえば、「明日の午前に必要な書類を確認してほしい」「システムトラブルが発生した」などです。
緊急性が低い場合は「メールの予約送信」もおすすめ
緊急性が低い場合でも、早めにメールを送信したい場合もあるでしょう。そんなときはGmailの送信日時指定機能がおすすめです。
PCでの送信日時指定は以下の方法で設定できます。
まず、Gmailを開きます。
左上の①「作成」アイコンをクリックし、新規メッセージ画面を開きます。②メールを作成します。メールの作成が終わったら、「送信」ボタン横にある③三角アイコンをクリックし、④「送信日時を設定」をクリックします。
⑤送信したい日時を選びます。⑥「日付と時刻を選択」を選ぶと、表示されている選択肢以外の日時を設定することができます。
まとめ
「夜分遅くにすみません」は、基本的には午後9時以降のビジネスメール・チャットで使うのが適切です。深夜にメールを送信する場合は、「謝罪」と「緊急性の説明」を本文に盛り込むようにしましょう。緊急性が低い場合は「Boomerang for Gmail」もおすすめです。
社外に対して深夜のやり取りをするのは避けるべきですが、社内については常識的な範囲内で「相手に返信を強制するもの」でなければ、夜間のビジネスメール・チャットは、むしろ仕事がやりやすくなる側面もあるのではないでしょうか。
なおコクヨでは、平成27年度からコアタイムなしのフレックスタイム制・在宅勤務をスタートし、令和4年現在では働きやすい場所を選べるように機能の異なる複数のワークスペースを用意しています。
今後もコクヨでは「働きやすさに繋げる」ために、在宅勤務やフレックス制に関する情報発信などに随時取り組んでいきたいと考えています。
社外に対して深夜のやり取りをするのは避けるべきですが、社内については常識的な範囲内で「相手に返信を強制するもの」でなければ、夜間のビジネスメール・チャットは、むしろ仕事がやりやすくなる側面もあるのではないでしょうか。
なおコクヨでは、平成27年度からコアタイムなしのフレックスタイム制・在宅勤務をスタートし、令和4年現在では働きやすい場所を選べるように機能の異なる複数のワークスペースを用意しています。
今後もコクヨでは「働きやすさに繋げる」ために、在宅勤務やフレックス制に関する情報発信などに随時取り組んでいきたいと考えています。