Microsoft Teamsの使い方 | チャネル作成からチャット/ビデオ会議の方法まで

SlackやChatworkと並び、ビジネス上のコミュニケーションツールとして広く浸透してきたMicrosoft Teams。チャットはもちろん、ビデオ通話、ファイル共有なども可能です。この記事では、Microsoft Teamsの基本的な使い方をご紹介します。

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チャットだけに留まらずさまざまな形でのコミュニケーションが可能なうえ、多彩な機能を備えているMicrosoft Teams。コロナ禍でリモートでのコミュニケーションが多くなっているいま、さまざまな企業で導入されています。

Microsoft Teamsでは、関係者間のやりとりがチャットで簡単に成り立つのはもちろん、通話やビデオ会議もさくっと始められます。また、チャットアプリでは探すのに手間がかかりがちなデータ/ファイルもうまく管理可能。ほかのアプリと連携させることでさらに使い勝手はよくなります。

今回はMicrosoft Teamsの基本的な使い方を画像付きでわかりやすく解説。チャネルの作成方法からチャット/ビデオ会議の方法まで紹介します。

Microsoft Teamsの基本的な使い方 | コミュニケーションを1カ所にまとめられる！

Microsoft Teamsは、ビジネス上で必要なコミュニケーションをすべてまとめられるのがメリット。サイドバーにはさまざまな機能が並んでいます。

それぞれの機能は以下のとおりです。

アクティビティ	Teams上の活動記録、お知らせなど
チャット	グループ/個別のチャットのやりとり
チーム	参加中のチーム/チャネルへの投稿および確認
カレンダー	ビデオ会議の開催や会議スケジュールの設定
通話	グループ/個別での通話
ファイル	Teams上で共有されたファイルの管理など
アプリ	ほかのアプリとの連携

Microsoft Teamsなら、サイドバーから必要な機能を選ぶだけで多様なコミュニケーションが可能なため便利です。

Microsoft Teamsの料金プラン | 大企業でなければ無料版でも十分

Microsoft Teamsには、無料版のほかに有料のMicrosoft Teams Essentials、さらにTeamsを一部として組み込んだMicrosoft 365のプランなどがあります。
ただし、Teamsの無料版でもチャットが無制限でできたり、最長60分のグループ会議を無制限で実施できたりと十分な性能。よほど長時間や大人数の会議を開催しない限りは無料版でよいでしょう。

Microsoft Teamsの始め方 | ブラウザ・デスクトップ・スマホの3択

Microsoft Teamsはブラウザ上でそのまま使えるほか、デスクトップアプリとスマホアプリもあります。今回はブラウザの画面を使って、Microsoft Teamsの始め方を解説します。

まずはMicrosoft Teamsにアクセスします。

「無料でサインアップ」をクリック。メールアドレスなど必要な情報を入力して登録を進めます。

「Teamsをどのように使用しますか？」と聞かれるので、使用用途に合わせて回答を選択します。ただし、チーム作成などができるのは「仕事と組織向け」のアカウントだけであるため注意が必要です。

なお、筆者は「仕事と組織向け」を選択した状態でうまく登録が進まず、Teamsを開いてもサイドバーに「チーム」などの機能が表示されない状態になってしまいました。 Teamsを含んだサービスであるOffice 365 E3の無料試用版にまず登録し、Teamsを開くと無事にすべての機能が使えるようになりました（Office 365 E3の無料試用版は解約が必要なのでご注意ください）。

今回はブラウザのまま開くので「代わりにWebアプリを使用」をクリック（デスクトップアプリを使う場合は「Windowsアプリを入手」を選択）。あとは名前などを設定すれば完了です。

Microsoft Teamsのチーム・チャネルの作り方 | グループ分けにはチャネルが便利

Microsoft Teamsでは、チームやチャネルによってメンバーを分けて管理します。大きなグループを「チーム」とし、そのなかでも個別のテーマによって複数の「チャネル」に分けるイメージです。
たとえば営業部という大きなチームのなかに、A地区担当・B地区担当という小さなチャネルを作成することで、必要に応じて連絡先を使い分けられます。

まずはチームを作成しましょう。【①】サイドバーの「チーム」をクリックし、【②】「チームを作成」をクリックします。入力欄が出てくるので、メンバーの名前を打ち込みましょう。最後にチームへのアクセス制限（プライベートやパブリックなど）を設定すれば完了です。

チャネルを作成するには、該当するチーム名の横の「・」が3つ並んだボタンをクリックし、「チャネルを追加」を選択。チャネル名や説明欄を入力し、プライバシー設定をすればチャネルが完成します。プライバシーを「プライベート」に設定する場合は、続けてメンバーの選定が必要になります。

Microsoft Teamsでチャットをする方法 | チーム・チャネル・個別を使い分けよう

Microsoft Teamsで連絡をするには、チームやチャネルなどグループ全体への連絡は「チーム」での投稿、個別の連絡には「チャット」が便利です。

チームやチャネル全体に連絡するには、【①】該当するチーム/チャネルを選択して、【②】画面下部の入力欄に「@＋相手の名前」、続けてメッセージを入力します。チーム全体に連絡したい場合は「@team」、チャネル全体に連絡したい場合は「@channel」と入力することで、候補となるチーム/チャネルを選択できます。

1対1の個別チャットや少人数のみへの連絡をしたい場合は、サイドバーの「チャット」を選択、【①】右上の「新しいチャット」アイコンをクリック、【②】「新しいチャット」が表示されるのでクリック。【③】入力欄に相手の名前などを打ち込むと候補者が出てくるので選択。あとはチーム/チャネルでの投稿と同様に画面下部の入力欄にメッセージを打ち込めばOK。

Microsoft Teamsでビデオ会議をする方法 | 「今すぐ/予約」どちらも可能

Microsoft Teamsでビデオ会議を始めるには、サイドバーの「カレンダー」を選択。右上に表示された「今すぐ会議」「新しい会議」のどちらかをクリック。後者を選べばスケジュールの設定が可能。

ビデオ会議中の基本的な操作方法はZoomなどと大きく変わらず、感覚的に操作できます。

Microsoft Teamsと連携できるおすすめアプリ | 社外との連携やタスクの可視化に

Microsoft Teamsは、外部のアプリと連携させることでさらにコミュニケーションをスムーズにしたり、業務を効率化することも可能です。

Slack | 異なるプラットフォーム同士でも簡単に会議できる

Slackは、Microsoft Teamsの競合サービスともいえるチャットツールです。

利用者が多いため、Microsoft Teamsを使ううえで「取引先がSlackを使っており、うまくつなぎたい」という場面は出てくるはず。Slackには「Microsoft Teams Calls」という機能があり、それを使えば先方はSlack、自社はMicrosoft Teamsでそのままビデオ会議が可能になります。

Trello | メンバーのタスク・進捗管理におすすめ

Trello）は、メンバーが抱えるタスクの量や進捗を可視化するツールです。ボード上にタスクをカードとして配置し、進捗があるたびにスライドしていく方式のため、タスクの状況を視覚的に把握できます。

Microsoft Teamsでは、タスクに関する報告や相談は可能なものの、全体の管理はスプレッドシートなどほかのツールに頼らざるを得ません。
Trelloと連携すれば、Teams上でTrelloのボードを確認・操作できたり、Trello上で起きたタスクの変化についてTeamsで通知を受けたりといったことが可能になります。

まとめ | Microsoft Teamsにコミュニケーションをまとめるのも、1つの手

Microsoft Teamsは、チーム/チャネルごとにチャットや通話、ビデオ会議によって適切なコミュニケーションがとれるツールです。

在宅ワークが浸透してきた昨今、チャットツールやビデオ会議ツールを使ってコミュニケーションをとる機会は格段に増えました。しかし、SlackやChatwork、Trelloなど必要に応じてさまざまなツールを導入した結果、かえってわかりづらくなることも。筆者もこれらのツールを日常的に使用しており、複数のツールから通知が来てつい見逃してしまうといったケースもあります。

Microsoft Teamsはチャット・通話・ビデオ会議・ファイル共有など多様なコミュニケーション機能を持ち、かつ外部アプリとの連携機能も充実しているため、Teamsでまとめて管理するのも1つの手だといえます。ぜひコミュニケーションの効率化に活用してみてください。