【完全ガイド】会議の進め方を効率化するには？事前準備のポイントと実際の進行方法

会議はビジネスにおいて重要なコミュニケーションの場ですが、非効率な会議の仕方が時間や労力の無駄になっていませんか？会議の効率化は、事前準備と実際の進行方法によって大きく変わります。この記事では、会議の進め方を効率化するための事前準備のポイントと実際の進行方法についてご紹介します。

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対面でも、テレワークによる非対面でも「非効率的な会議」に悩んでいる方は多いのでは。
株式会社識学が2022年7月27日（水）～8月1日（月）にかけて行った「会議に関する調査」では、会議が長引き、残業をしたことがあるビジネスパーソンは7割。「無駄だと思った会議がある人」は8割を超えています。

参考：PRTIMES「【会議に関する調査】最長8時間の会議! 会議が長引き残業をしたことがある人7割」

パーソルの調べでは「ムダな会議」による企業の損失は年間15億円とも言われています。これだけの企業の損失が生まれる最大の要因には、幹部クラスの社員になるほど会議が増え、人件費が高い社員ほど長時間の会議を繰り返しがちであることが挙げられます。

参考：パーソル

とはいえ優秀な社員であればあるほど、本来的には会議ではなく「実務」に時間を割くべきでしょう。少しでも会議の進め方は効率的である方が望ましいです。
今回は効率的な会議を実現するための、事前準備のポイントと実際の進行方法を解説します。

【事前準備】会議を効率的に進めるためにあらかじめ用意すべきもの

会議を効率的に進めるためにはあらかじめ、会議の目的とゴールを明確に設定する、資料作成することなどが大切です。

要件定義：会議の目的とゴールを明確にする

会議の目的とゴールを明確にすることで、参加者が会議に対する意識や関心を高めることができます。

たとえば、その会議は「決める会議か」「生み出す会議か」「伝える会議か」「つながる会議か」を明確化しておくと、その会議は何を目的に会議を開かれるのか分かりやすくなります。たとえば「決める会議」に「生み出す会議」のマインドで臨む社員がいると、会議の目線がずれ、重要な決定がしづらくなるものです。そうした「意識のズレ」への防止策となります。

ゴールを明確にすると、会議の進行や結果に対する評価基準も明確になります。会議の目的とゴールを設定する際には、以下の点に注意しましょう。

・目的は「何のために会議をするか」を具体的かつ簡潔に表現する
・ゴールは「会議で何を達成したいか」を具体的かつ測定可能な形で表現する
・目的とゴールは参加者全員に事前に共有し、合意を得る

資料作成：事前配布と情報の整理

会議資料は、事前配布することで参加者が会議の目的と内容や流れを把握しやすくなります。また、情報の整理や整合性の確認もできます。会議資料を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

・見やすいレイアウトやフォント、色使いをする
・長々とした文章ではなく、要点や数字、図表などを用いる
・会議の目的やゴール、アジェンダ、必要な情報や資料などを必要最低限に絞り込む

【実際の会議】会議の効率的な進め方

実際に会議を効率的に進める方法は以下の通りです。
・参加者へのアイスブレイク
・ファシリテーターを決める
・会議の進行と時間管理
・テクノロジー活用
・会議後のフォローアップ

参加者へのアイスブレイク：緊張を解消し、コミュニケーションを促進

アイスブレイクとは、会議や研修などの冒頭に行う参加者同士の自己紹介や交流の活動です。アイスブレイクを行うことで、参加者の緊張を解消し、コミュニケーションを促進することができます。また、参加者の関心や動機づけも高めることができます。

アイスブレイクを行う際には、以下の点に注意しましょう。

・参加者の構成や研修の目的に合ったアイスブレイクを選ぶ
・アイスブレイクの時間は5分から10分程度にする
・アイスブレイク後には感想やフィードバックを共有する

ファシリテーターを決める：円滑な議論と意思決定のサポート

ファシリテーターとは、会議や研修などの場で円滑な議論や意思決定をサポートする役割です。ファシリテーターは、参加者全員が発言しやすい雰囲気づくりや、話題の整理や要約などを行います。具体的な役割やポイントは以下の通りです。

・ファシリテーターは中立的な立場であり、自分の意見や判断を押し付けない
・会議のスタート地点とゴールを明確化した上で、論点をリアルタイムに整理して構造化するスキルが求められる
・合意形成のスキルも求められる

会議の進行と時間管理：アジェンダの厳守と効果的な議論の促進

会議の進行と時間管理は、会議の効率化にとって重要な要素です。会議の進行と時間管理を行う際には、以下の点に注意しましょう。

・会議の開始前にアジェンダや時間配分を確認し、参加者に周知する
・会議中はアジェンダに沿って話題を進め、脱線や繰り返しを防ぐ
・会議中はタイマーなどを用いて時間を把握し、時間オーバーを防ぐ
・会議中は参加者の発言や意見を促し、活発な議論を行う

テクノロジー活用：遠隔会議と機器操作の習熟で効率化を図る

ZoomやGoogle Meetを利用したリモート会議や、それらの操作を社員が学ぶことでも効率化はできます。

特に会議の参加者数が多い場合や、年輩の参加者もいる場合、オンライン会議を円滑に進めることは意外と大変。一方でその社員に合わせて、全員が対面での会議の時間を確保するのも非効率なもの。

オンライン会議のツールの使い方を知らない社員には、事前にマニュアルを送っておくとスムーズに会議を行うことができるでしょう。オンライン会議ツールを知らない少数に合わせて対面会議の時間を捻出するよりも、オンライン会議の使い方を覚えてもらった方が効率よく仕事ができる場合が多いです。
なお、おすすめの社内コミュニケーションツールについては以下の記事をご覧ください。

【2022年版】社内コミュニケーションツールおすすめ11選｜メリット/導入のポイントも -

在宅ワークが一般化している現在では、「社内コミュニケーションツール」の導入が欠かせません。社内コミュニケーションツールの活用で、意思疎通や情報共有の円滑化が可能。本記事では、社内コミュニケーションツールのおすすめ11選とメリットをご紹介します。

会議後のフォローアップ：結果の共有と迅速な行動への移行

会議後のフォローアップは、結果の共有と迅速な行動への移行につながります。会議後のフォローアップを行う際には、以下の点に注意しましょう。

・会議終了時には、決定事項やアクションプラン、担当者や期限などを確認する
・会議終了後には、会議録や資料などを参加者や関係者に速やかに共有する
・会議終了後には、アクションプランの実施状況や進捗状況を定期的に確認する

会議をより効率化するコツ

会議をより効率化するには、アジェンダや当日の資料共有が大切。さらに「決める会議か」「ブレインストーミングをする会議か」定義する、参加者を厳選し、決定権を持つ人を決めておく、リモート会議も取り入れるなどのコツを把握しておきましょう。

アジェンダおよび当日の資料の事前共有はマスト

アジェンダおよび当日の資料の事前共有はマストです。事前共有することで、参加者が会議の内容や流れを把握しやすくなります。また、事前準備や質問などもできます。

アジェンダおよび当日の資料の事前共有を行う際には、以下の点に注意しましょう。<br> <br> ・アジェンダおよび当日の資料は、会議開始前に少なくとも1日以上前に共有する<br> ・アジェンダおよび当日の資料は、メールやチャットなどで参加者全員に送付する

「決める会議か」「ブレインストーミングをする会議か」定義する

前述の通り、「決める会議なのか」「生み出す会議なのか」「伝える会議なのか」「つながる会議なのか」を決めておくのがおすすめです。

・決める会議：参加者の合意や決定を得る
・生み出す会議：ブレーンストーミングなどで参加者のアイデアや創造力を引き出す
・伝える会議：参加者に情報や具体的なデータ、レポート、知識などを伝える
・つながる会議：参加者と気兼ねなく意見共有などを行う

しばしば「決める会議」に「生み出す会議」の要素を持ち込むなどして、議論の論点をずらしてしまう参加者はいるものです。「会議の目的」を絶対的なものとして定義し、参加者は全員その目的を意識して会議に臨むことで、ピントがずれた会議が開かれることは大きく減ります。

参加者は厳選する

参加者が多すぎると、会議の時間が長引いたり、発言機会が少なくなったりする可能性があります。また、参加者が関係ない人ばかりだと、会議の目的やゴールに対する関心や責任感が低くなります。参加者を厳選する際には、以下の点に注意しましょう。

・参加者は会議の目的やゴールに関係する人に限る
・参加者は会議で必要な情報や意見を持っている人に限る
・参加者は会議で決定されたことに対して責任を持てる人に限る

「決定権を持つ人」を決めておく

会議で最終的な判断や決断を下す人を決めておきましょう。もしくは「多数決で決める」など決め方のルールを決めておくのも有効です。

総じて「決め方」を定義しておくことで、以下のメリットがあります。

・会議で発生した意見の対立や紛争を解消することができる
・会議で適切なタイミングで決定事項やアクションプランを確定することができる
・会議後に決定事項やアクションプランが変更されるリスクを減らすことができる

リモート会議も取り入れる

リモート会議も取り入れることで、参加者の「移動の手間」を省くことができます。
またビデオ会議の録画を残しやすかったり、会議中に共有する資料に対してリアルタイムに編集を加えやすいというメリットがあります。たとえばその資料がGoogleドキュメントで共有されている場合、ドキュメント上に参加者からの意見を書き加えれば疑似的な議事録になります。

まとめ

近年は対面での会議に加え、ZoomやGoogle Meetなどリモート会議が定着しました。一方でリモート会議であろうと、対面の会議であろうと「効率的な会議の進め方」を社員が意識しなくては、会議の意味は途端に薄れてしまいます。
その会議は「決める会議か」「生み出す会議か」「伝える会議か」「つながる会議か」を決め、またその会議のために「移動が多い」場合はテレワークに切り替えて、オンライン会議を実施することも有効です。会議は最小限にし、実務を最大限にすることをぜひ意識してみましょう。