カフェは快適な空間や高速なWi-Fiを利用できるだけでなく、気分転換やコミュニケーションの向上にもつながります。しかし、カフェでWeb会議をする場合は注意点もあります。例えば、周囲の人に迷惑をかけないようにすることや、セキュリティを確保することなどです。また、カフェの中でもWeb会議に適した場所を選ぶ必要があります。
この記事では、カフェでのWeb会議のやり方と注意点、場所の選び方を完全ガイドします。カフェで快適かつ効果的なWeb会議を行うため、ぜひ参考にしてください。
カフェでWeb会議に参加するメリットとデメリット
カフェでWeb会議に参加する場合、気軽に参加できる一方、騒音問題や発言の制限といった欠点もあります。
【メリット】営業先の周辺など出先でも会議に参加しやすい
カフェでのWeb会議は、営業先や外出先でも簡単に参加できるというメリットがあります。空いた時間を有効活用してカフェでさっとWeb会議に参加したり、遠隔でのコミュニケーションを取ったりできます。ただし、カフェの環境には以下のような注意が必要です。
【デメリット】騒音が避けられない
カフェでは周囲の騒音が避けられません。スタッフや他の客の会話、交通や電車の音、店内のBGMなどが入り込む可能性があります。重要な会議の音声が聞き取りにくかったり、逆に相手に自分の声が聞こえづらくなる可能性も。機密情報を扱う場合は、情報漏洩防止のため静かな環境と個別スペースを確保しましょう。
【デメリット】通話禁止で「聞き専」になってしまうことも
カフェによっては通話が禁止されている場合も。携帯電話の通話だけでなく、Web会議のボイスチャットも制限されることがあります。その場合、会議に参加すると言っても「聞き専」になってしまうこともあるでしょう。Web会議をする予定があるなら、事前にカフェのルールを確認し、適切な対応を心掛けましょう。
カフェでのWeb会議参加時に注意すべき3つのポイント
カフェでWeb会議に参加する場合は、会話に関する配慮やセキュリティ対策、会議の議題など、注意すべきポイントがいくつかあります。
店内（オープンスペース）ってどこまで会話しても大丈夫？
店内のオープンスペースでは基本的には「常識的な範囲内」での会話が求められます。他人に会議の内容を聞かれる可能性もあるため、ある程度大規模な会議や機密情報を扱う場合は、個室や半個室を利用することを検討しましょう。
逆に言えば個室や半個室が無いチェーン店のカフェの一席などは、あまりWeb会議には適していません。
カフェでのWeb会議のセキュリティ対策
カフェのフリーWi-Fiを使ってWeb会議をする場合は、セキュリティリスクに注意しましょう。
カフェで利用できるWi-Fiは、フリーWi-Fiの一種。機密性の高い情報はカフェのWi-Fiに接続した状態では閲覧しないように注意し、カフェでの作業はあくまでも単純作業にとどめておくことをおすすめします。
なりすましWi-Fi（偽のアクセスポイント）にひっかかって接続する情報を盗まれたり、暗号化されていないWi-Fiに接続してパソコン内をのぞき見される可能性も。安全性の高いVPNを利用するなど、自分でセキュリティ対策をしておきましょう。
「カフェでのWeb会議」で十分な会議かどうかも要検討
カフェでのWeb会議はショートMTGや重要性の低い会議には適していますが、長時間や重要な議題を扱う場合は向いていません。周囲の騒音や環境の制約があるため、会議の進行や情報の共有に支障が生じる可能性も。本当にカフェで参加してもいいWeb会議なのか慎重に判断しましょう。
Web会議に対応したカフェ選びのポイント
Web会議に適したカフェを選ぶポイントは、以下の通りです。
・個室もしくは半個室があるか
・長時間滞在が可能か
・コンセントやWi-Fiが完備されているか
個室・半個室があるか
カフェ選びの際には、個室や半個室を備えた店舗を選ぶことをおすすめします。プライバシーが守られ、静かな環境で会議を行うことができます。
長時間滞在が可能か
長時間のWeb会議を行う場合は、カフェが長時間滞在できる環境かどうかを確認しましょう。電源や充実した設備などテレワーク向けのスペースがあるカフェだと快適に作業を進めることができます。
コンセントやWi-Fiが完備されているか
Web会議では電源と安定したWi-Fi接続が不可欠です。カフェ選びの際には、コンセントや高速なWi-Fiが完備されているかを確認し、スムーズなオンライン会議を実現しましょう。ただし、前述したようにフリーWi-Fiへの接続にはリスクが伴います。重要なWeb会議などでは、自分のポケットWi-Fiを利用することも検討しましょう。
カフェでのWeb会議に最適！おすすめスペース3選
ここからは、Web会議に最適なおすすめのスペースを紹介します。
TSUTAYA 田町駅前店 SHARE LOUNGE
プライベート空間を確保したうえでWeb会議したいなら「TSUTAYA 田町駅前店 SHARE LOUNGE」がおすすめです。
品川駅から2駅いった田町駅にある「TSUTAYA 田町駅前店 SHARE LOUNGE」。2階がワークスペースになっており、個室があるためWeb会議をするのに最適です。
「TSUTAYA 田町駅前店 SHARE LOUNGE」については以下の記事でもご紹介しています。参考にしてください。
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Creative Lounge MOV
ワークラウンジ「Creative Lounge MOV」はWeb会議に参加する場所としてはもちろん、普段仕事をするテレワーク場所としてもおすすめです。
渋谷ヒカリエ8階にある「Creative Lounge MOV」には個人用スペース「ワークスポッド」があり、カフェでWeb会議に参加したときに便利。会議室や個人ブースも用意されています。
以下の記事は「Creative Lounge MOV」のレポートとなっています。参考にしてください。
ビッグエコー五反田東口駅前店
Web会議ができるカフェがなかなか見つからない場合は、カラオケ店を活用してみてはいかがでしょうか。
元から防音になっているカラオケ店はWeb会議をする場所としても最適。ビックエコーでは「テレワークプラン」が用意されており、かつ「ビッグエコー五反田東口駅前店」には、壁をホワイトボードとして使える「マルチスペース」もあります。
「ビッグエコー五反田東口駅前店」のレポートは以下の記事で紹介しています。ぜひご覧ください。
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まとめ
カフェでWeb会議に参加することはできますが、音漏れで周囲に迷惑をかけたり雑音が入ってしまったりするオープンスペースでの利用はおすすめしません。周囲に機密情報が漏れるリスクもあります。出先でWeb会議に参加したい場合は、個室や専用のワークスペースがあるカフェを選ぶなど、事前にWeb会議が可能か確認しておきましょう。
