稟議書の書き方とは？すぐ使える例文と承認・決裁のスピードを上げるコツ

稟議書とは、会社の経費や物品などの支出、出張や研修などの申請を行う際に必要な書類です。稟議書を書く際には、押さえておきたいポイントがいくつかあります。本記事では、稟議書の書き方、すぐ使える例文、承認・決裁のスピードを上げるコツをご紹介します。

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稟議書とは、会社内で予算や計画などを承認してもらうための書類です。しかし、稟議書の書き方がわからないと、内容が伝わらなかったり、承認・決裁に時間がかかったりすることもあるでしょう。

一方、コツを押さえることで稟議書の承認・決裁のスピードを上げることも可能です。この記事ではそうしたコツとともに、すぐに使える例文も紹介します。稟議書の書き方に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

稟議書とは

稟議書は「契約締結」「システム導入」「物品購入」などの際、上司などから承認を得るための書類のことです。稟議書が承認されると、承認された契約や各種導入などを進められます。稟議書は「会議を行わなくとも書面のやり取りで各種承認ができる」というメリットがある反面、承認までに時間がかかりがち。スピーディーな承認のためには「事前の根回し」も大切です。

稟議書の基本的な書き方

基本的な稟議書の書き方は以下の通りです。

稟議書には基本的に「起案者」「起案日」「件名」「稟議の目的」「予算」を記載することが必要です、加えてその稟議の背景と期待される効果、また新規取引や各種受注などの場合は、その経緯もまとめておくとよいでしょう。

加えて、稟議書には「添付書類」を付けられることが多いです。その添付書類では、たとえば「売上シミュレーション」などを付けておくとよいでしょう。また物品購入やシステム導入であれば、他社との相見積もりのデータを添付すれば「その取引先が一番お得である」ことを示しやすいでしょう。

稟議書の具体的な例文

稟議書を書くための例文をご紹介します。

物品購入のための例文

購買の稟議書を書く際には、その製品の必要性、緊急性、効果を明確に、かつ端的に記載することが重要です。

新規契約のための例文

新規取引先と契約する際の稟議書のポイントは、「背景」や「得られる効果」、そして「その取引先ではなければならない理由」を明記することです。

稟議書の承認・決裁のスピードを上げるためのコツ

稟議書の承認や決裁のスピードを上げるための主なコツは以下の通りです。
・要点のみをまとめる
・「なぜその稟議を承認する必要があるのか」をできるだけ数字で示す
・事前に根回しをする

要点のみをまとめる

上司やマネージャーからすれば、不必要にだらだらと書かれた稟議書は「目を通す時間が惜しい」ものです。そのため稟議承認自体を後回しにしがちです。
よってできるだけ要点のみをまとめ、簡潔な稟議書を出しましょう。

「なぜその稟議を承認する必要があるのか」をできるだけ数字で示す

その稟議を承認しなかったとしても、自社の事業にさほど影響が出ない場合は「承認が遅くなりやすい」ものです。そのため稟議の承認の必要性を、できるだけ数字で示すことが必要です。

たとえば新規取引の稟議の場合、「◎◎社は◎万人の会員を保有しており、今回の取引で事業提携を行うことでその会員に対してリーチができます。CVRが◎％の場合、年間で◎人の新規獲得が見込める」など完結に取引によって期待される効果を書くことで、上司にとってその稟議を承認する優先度が上がります。

事前に根回しをする

稟議書を書いたら、上司にSlackやチャットワークなど各種ツールで連絡し、稟議の承認を依頼するのも良いでしょう。また出社日に対面で承認を依頼するのも有効です。

まとめ

特に近年はテレワークが大きく広まり、DX化を推進する企業も増加。加えて電子帳簿保存法の改定の影響もあり、電子契約ツールや各種SaaSなどの導入、また社員の在宅勤務時に使用するデバイス購入などについて、稟議書を書く方が増えているのではないでしょうか。一方でDX化やテレワーク推進については、その重要性に対する理解度はビジネスパーソンによってもバラバラです。
だからこそポイントを押さえた簡潔かつ、重要性が伝わりやすい稟議を書くことを心がけましょう。