【完全ガイド】電子帳簿保存法とは？法の内容・改正のポイントを分かりやすく総まとめ

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認める法律です。2021年に改正され、より厳格な要件が設けられました。電子帳簿保存法について知りたい方は、ぜひ本記事をご参照ください。

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電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿書類を電子的に作成・保存することを可能とする法律です。この法律は、経理のデジタル化を促進し、経営効率やコスト削減に寄与することを目的としています。

しかし、電子帳簿保存法には、様々な制度や要件があり、その内容や改正のポイントを把握するのは簡単ではありません。そこで、この記事では、電子帳簿保存法の基本的な内容や最新の改正について、分かりやすく総まとめしていきます。

電子帳簿保存法とは

1998年に施行された電子帳簿保存法は、税務に関連する帳簿や書類を電子形式で保存することを可能にする法律です。法の制定当初は電子保存に対する規定は極めて厳格でしたが、ペーパーレス化やデジタル化の推進のために、規制緩和が続き、直近では2022年に改正が行われました。

たとえば従来は電子帳簿保存を行うには管轄の税務署長への事前届け出が必要でしたが、法改正によってその規定も撤廃されています。そのため電子帳簿保存は始めやすくなりました。一方で電子取引を行った書類は全て電子データでの保存が義務付けられるようになり、特に中小企業での影響は大きいでしょう。

法改正の要点は以下の通りです。

改正電子帳簿保存法でもっとも重要なポイントは、電子データ保存の義務化です。これまで、電子取引を行った書類は紙に印刷しての保存が認められていましたが、2022年の改正で、電子データは電子データのまま保存することが義務付けられました。

電子帳簿保存法における電子データの保存区分

2022年に行われた電子帳簿保存法の改定は、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」に影響を及ぼしています。

「電子帳簿等保存」は、ウェブ会計システムなどで作成したデータを電子のまま保存すること。
「スキャナ保存」は、たとえば請求書や契約書など、紙で作成してやり取りしたものをスキャナでデータ化し、保存することを指します。「電子取引」は先述した通り、ウェブ上で取引した契約書、領収書などを保存することです。

なお、「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」の利用は任意。しかし、「電子取引」については、事業の規模に関係なく全ての事業者が対応する必要があります。
つまり、ネット上でやり取りした請求書や領収書、契約書はすべてネット上で保存する必要があり、紙に印刷して保存することは認められません（2023年12月31日まで猶予期間あり）。

電子帳簿保存法の対象者

電子帳簿保存法の対象者は、帳簿や書類保存が必要な全ての事業者です。法人や個人事業主などが該当します。繰り返しですが「電子取引」での、見積書や契約書、請求書、発注書など各種文書の電子保存は、事業規模に関わらず義務化されています。

電子帳簿保存法の違反時の罰則

電子帳簿保存法に違反した場合、以下のような罰則があります。

項目	説明
青色申告承認の取り消し	電子帳簿保存法に違反した場合、青色申告の承認が取り消される可能性がある。ただし、電子データの不備があっても、他の記録できちんと確認できれば、即座に取り消されるわけではない。デメリットとしては、赤字の繰り越しや繰戻還付ができなくなる、少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例が利用できなくなるなどがある。
追徴課税	本来よりも税金を過少申告した場合に課せられる税金。過少申告が発覚した場合は、追加で納める税金の5%または10%の過少申告加算税を支払わなければならない。悪質な隠蔽や改ざんがあった場合は、35%または40%の重加算税に10%が加重される。
推計課税	所得税の計算の根拠となる資料が十分ではない場合、間接資料で推計して税金が課される。税額は税務署の判断により、本来よりも高額な税金を納めなければならなくなる可能性がある。青色申告事業者の場合は青色が取り消しされた上で課税される。
会社法による過料	帳簿や書類が正しく保管されていない場合、会社法にも違反となる。違反した場合、100万円以下の過料が科せられる可能性がある。

電子帳簿保存法の対象となる書類

先述してきた通り、電子帳簿保存法における電子データの保存区分は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つです。

電子帳簿保存法の対象となるのは、主に帳簿や決算書類、請求書や領収書など、会社が関わる書類すべてといっても過言ではありません。

電子帳簿等保存

「電子帳簿等保存」に相当するのは、ウェブ会計システムなどで作成した総勘定元帳や売上帳、仕訳帳などが該当します。プリントアウトせず、電子データのまま保存しましょう。

スキャナ保存

「スキャナ保存」に該当するのは、紙でやり取りした会社関係の書類。たとえば契約書、請求書、領収書などです。スキャンして電子保存すれば、紙の書類は原則破棄することが可能です。

電子取引

先述してきた通り、「電子取引」は、メールや電子契約など、ウェブ上でやり取りした書類を指します。ウェブ上のデータを破棄しプリントアウトして保存すると、違反と見なされてしまうことがあります。

電子帳簿保存法の適用条件

電子帳簿保存法では、データ保存の際、改ざんされていないことを示すため、「真実性」「可視性」を確保しなければなりません。

真実性

電子帳簿保存法に基づいて保存した電子データには、改ざんが行われていないことを証明するために「訂正履歴」や「削除履歴」の確保が求められます。また関連するほかのデータもある場合、その関係性を相互に確認できるように「相互関連性の確保」が求められます。
電子データの訂正履歴や削除履歴は適切に管理しつつ、相互に関連するデータはできるだけ同じフォルダで管理し、なおかつ一方を誤って削除するといったことがないようにしましょう。

可視性

誰でも当該の電子データを確認できるようにしましょう。たとえば社内のローカル環境の端末に電子データを保存する場合、その端末の操作マニュアルを用意しつつ、なおかつ取引年月日など要件に従ってデータをソートできるように管理体制を整えましょう。

電子帳簿保存法への対応の進め方のポイント

電子帳簿保存法で「電子データの保管」が義務付けられているのは、電子取引に係るもののみです。つまりWeb上で行った電子取引や電子契約に関する書類は、紙に印刷するのではなくPDFデータなどを電子的に管理する必要があります。
電子データの保管先フォルダを社内で定め、ファイルの命名規則と保存形式を決めたうえで、そのフォルダの中で必要なデータを管理するのが一案です。

まとめ

特に2020年以降、新型コロナウイルスの感染拡大を受け、電子取引や電子契約は大きく広がりました。従来は紙の書類で行っていた取引や契約を電子に置き換え、社員が出社することなくテレワークで業務を完結する動きが強まりました。

電子帳簿保存法の改正はその流れを後押しするものと言えるでしょう。電子取引の書類を紙に印刷することなく、そのまま電子的に保存することが法的に義務付けられたため、「紙に印刷する手間」が無くなります。

一方で従来は紙で書類を管理していた事業者は、対応が必須となります。とはいえフォルダ管理やファイル管理のフローが定まれば、これまでよりも事務作業がはかどる場面も増えていくでしょう。電子帳簿保存法をDX化やテレワーク推進の機会ととらえ、電子取引の書類の管理などに向き合ってみてはいかがでしょうか。