結論から言えば「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」は正しいビジネス敬語です。社外の方や目上の人に使っても問題ないワードで、言い換え表現も多彩です
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」は正しい敬語？
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」はビジネスシーンで相手に迷惑を掛け、謝りたいときなどに使用する敬語。「ご迷惑をおかけしました」のみでも謝罪の意思は伝わりますが、「申し訳ございません」をプラスすることで、さらなる謝罪を伝えることが可能。とても丁寧な謝罪のため、目上の方や社外の方への謝罪としても適切な言葉です。
「ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします」は失礼
同じような意味を持つ言葉として「ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします」というフレーズを使う方もいます。しかし、こちらの言い回しは「失礼」なものなので要注意。自身がすでに「ご迷惑をおかけ」している上に、正式な謝罪もなしに何かを「お願い」するのは相手に不快感を与える可能性があります。
迷惑をかけてしまった上でそれでも相手に何かを頼みたい場合は「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」と一度謝ってから、「よろしくお願いいたします」と伝えましょう。
ちなみに自分の掛けた「迷惑」が非常に大きい場合には、謝礼を増額したり、代わりにこちらでも何か負担をするなどの対応も考えなくてはなりません。
迷惑をかけてしまった上でそれでも相手に何かを頼みたい場合は「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」と一度謝ってから、「よろしくお願いいたします」と伝えましょう。
ちなみに自分の掛けた「迷惑」が非常に大きい場合には、謝礼を増額したり、代わりにこちらでも何か負担をするなどの対応も考えなくてはなりません。
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」の用例/文例
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」というフレーズは、さまざまな場面で利用可能。たとえばテレワークでも、使用されることが増えています。
一例ですが、予定されていたWeb会議に遅刻した場合に、カメラ越しに謝罪する際にも「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」という言い回しは適切。ちなみにこの場合カメラ越しにまず即時に謝罪したうえで、MTG終了後にSlackなど社内チャットでも別途謝罪文を書いて送信するとより丁寧です。
一例ですが、予定されていたWeb会議に遅刻した場合に、カメラ越しに謝罪する際にも「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」という言い回しは適切。ちなみにこの場合カメラ越しにまず即時に謝罪したうえで、MTG終了後にSlackなど社内チャットでも別途謝罪文を書いて送信するとより丁寧です。
「ご迷惑」の類義語/言い換え表現
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」に似た、言い換え表現を3例ご紹介します。
お手数をおかけして申し訳ございません
「お手数」は仕事や手間に対する相手の労力を指します。つまり本来の仕事に加えて相手に何かを頼みたいとき、変更点があるときなどに使用する敬語。「お手を煩わせて」「ご面倒をおかけして」とも言い換えることができます。
ご不便をおかけして申し訳ございません
「ご不便」は相手が不快な思いをしているだろうことを慮る敬語表現です。自分や自社の行為により、文字通り相手に不便を掛けるときに使用します。
その他の表現
・「行き届かないところが多く……」
・「お詫びの申し上げようもありません」
・「一言（いちごん）もありません」
といったワードも、「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」に近しい表現として利用されることがあります。
・「お詫びの申し上げようもありません」
・「一言（いちごん）もありません」
といったワードも、「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」に近しい表現として利用されることがあります。
たとえば「ご心配をおかけしました」は汎用的に使える表現。謝罪の原因が重大なミスの場合には「お詫びの申し上げようもありません」「一言もありません」といった非難をそのまま受け止めたり、より深い反省を伝えるワードも使いましょう
詳しくは、東京女子大学の篠崎 晃一教授に監修していただいた以下の記事で解説しているので参考にしてください。
定番の「申し訳ありません」に加え シーンに応じた表現を | コクヨのMANA-Biz
言い訳をせずに相手の気持ちを受け止める
「申し訳ございません」の類義語/言い換え表現
「申し訳ございません」の言い換え表現にも、複数のパターンがあります。
・お詫び申し上げます
「お詫び申し上げます」は、相手を敬いつつ、自分を低めて謝罪の意思を伝える言葉。「ご迷惑」と組み合わせる場合、「ご迷惑をおかけしました。お詫び申し上げます」と使用しましょう。
・陳謝いたします
「陳謝」は、ビジネス上の謝罪でももっとも固い表現のひとつ。ちなみに「陳」の文字には「申し立てる。言葉でのべる」の意味が含まれています。そのため単に「陳謝いたします」だけではなく、なぜ謝るような事態になったのか、その理由を説明する必要があります。
・お詫び申し上げます
「お詫び申し上げます」は、相手を敬いつつ、自分を低めて謝罪の意思を伝える言葉。「ご迷惑」と組み合わせる場合、「ご迷惑をおかけしました。お詫び申し上げます」と使用しましょう。
・陳謝いたします
「陳謝」は、ビジネス上の謝罪でももっとも固い表現のひとつ。ちなみに「陳」の文字には「申し立てる。言葉でのべる」の意味が含まれています。そのため単に「陳謝いたします」だけではなく、なぜ謝るような事態になったのか、その理由を説明する必要があります。
【参考】「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」は英語で何という？
相手と英語を使って連絡を取っている場合、謝罪ももちろん英語で行わなければなりません。
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」は以下の英文で表現できます。
・I am sorry that I have troubled you.
・I am sorry for the inconvenience we have caused.
双方とも、相手に迷惑を掛けてしまったこと、申し訳なく思っていることを伝えることができます。
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」は以下の英文で表現できます。
・I am sorry that I have troubled you.
・I am sorry for the inconvenience we have caused.
双方とも、相手に迷惑を掛けてしまったこと、申し訳なく思っていることを伝えることができます。
ビジネスシーンで「ご迷惑をおかけした」際の適切な謝罪方法
実際のビジネスシーンにおいて、相手に「ご迷惑をおかけした」際の適切な謝罪方法をご紹介します。
目上の人に謝罪する際の文例/謝り方
目上の人に謝罪する場合の、メールでの例文を紹介します。
「○○部長
取り急ぎ、メールで失礼いたします。
明日14時から予定されていた課内会議ですが、日時に変更がございます。明後日15時からに変更になりました。
原因は、私が会議室を予約し忘れてしまっていたのが原因です。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
今後はこのようなことが起こらないよう、確認を徹底してまいります。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫び申し上げます。」
起きてしまったことの原因を正直に明かし、「忙しかった」などの言い訳は書かないようにしましょう。再発防止策も添えておくと、相手により反省の態度を伝えることができます。
「○○部長
取り急ぎ、メールで失礼いたします。
明日14時から予定されていた課内会議ですが、日時に変更がございます。明後日15時からに変更になりました。
原因は、私が会議室を予約し忘れてしまっていたのが原因です。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
今後はこのようなことが起こらないよう、確認を徹底してまいります。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫び申し上げます。」
起きてしまったことの原因を正直に明かし、「忙しかった」などの言い訳は書かないようにしましょう。再発防止策も添えておくと、相手により反省の態度を伝えることができます。
同僚に謝る際の文例/謝り方
同僚に送る謝罪文は目上の方への謝罪文よりはややカジュアルにできます。
「○○さん
お疲れ様です。○○です。
昨日は、予定していたプレゼンを体調不良で急に欠席してしまい、ご迷惑をお掛けしました。
本来ならふたりでやる予定だったプレゼンをひとりで行わせたことを申し訳なく思っています。今後はしっかりと体調を整えていきます。
今回このようなことが起こってしまいましたが、反対に○○さんも困ったことがあったらいつでも相談してください。」
どのようなシチュエーションでも、謝罪の言葉を多用しすぎると逆に嫌味に捉えられてしまう場合があります。
謝罪の言葉は適切に使った上で、仲間がミスをしたときには今度は自分が助けるというマインドをもって、助け合いを心がける意思を伝えるのもいいでしょう。
「○○さん
お疲れ様です。○○です。
昨日は、予定していたプレゼンを体調不良で急に欠席してしまい、ご迷惑をお掛けしました。
本来ならふたりでやる予定だったプレゼンをひとりで行わせたことを申し訳なく思っています。今後はしっかりと体調を整えていきます。
今回このようなことが起こってしまいましたが、反対に○○さんも困ったことがあったらいつでも相談してください。」
どのようなシチュエーションでも、謝罪の言葉を多用しすぎると逆に嫌味に捉えられてしまう場合があります。
謝罪の言葉は適切に使った上で、仲間がミスをしたときには今度は自分が助けるというマインドをもって、助け合いを心がける意思を伝えるのもいいでしょう。
テレワーク/リモートワークで対面で謝罪できない際はどうしたらいい？
迷惑をかけてしまった際、すぐに対面で謝罪するのが一番です。しかし、テレワークやリモートワークで対面で謝罪できる状況ではないことも多々あるでしょう。
在宅ワークだからこそ、メールやチャットですぐに謝罪を伝え、できればビデオ通話を使った謝罪の場を設けてもらうのがいいでしょう。
しかし、ビデオ通話の時間を負担に思う人も少なくありません。断られたら食い下がらず、次に会う機会などにあらためて謝罪するのがいいでしょう。
在宅ワークだからこそ、メールやチャットですぐに謝罪を伝え、できればビデオ通話を使った謝罪の場を設けてもらうのがいいでしょう。
しかし、ビデオ通話の時間を負担に思う人も少なくありません。断られたら食い下がらず、次に会う機会などにあらためて謝罪するのがいいでしょう。
まとめ
特に今回は、リモートワークでの謝罪等を想定した文面を多く紹介しました。
近ごろは多くの企業では「Slack」などのチャットツールの使用機会が増え、リモートワークを前提にチャットだけでトラブル対応などを行うことも増えているのではないでしょうか。
チャットでの従業員マネジメントやトラブル対応は、意外に難しいものです。たとえばコクヨで過去に取材した中では、K.S.ロジャース株式会社の事例がテレワークでのトラブル対応やコミュニケーション、マネジメントの参考になるでしょう。同社は約70名のエンジニアが全面的にリモート勤務。経営者の民輪一博氏は、チャットでの従業員マネジメントについて以下のように語ります。
今回の記事内でもご紹介した通り、リモートワークで謝罪などを行う時には適切なワードを用いることやすぐに謝罪することを心がけるべきでしょう。また上層部は、コミュニティマネージャーを立てるなどして、部下との関係性が疎遠になりすぎないようにも注意。トラブルを未然に防ぎつつも、トラブルが起きた後のメンバーのケアやモチベーション回復にも気をつけましょう。
ちなみに筆者は顔が見えない相手と仕事をする際は、普段からチャットでちょっとしたコミュニケーションを取るようにしています。ちょっとした趣味の話題などもライトにやり取りすることで、関係性は深まりますし、謝罪が必要となった場合にも「普段は明るい◎◎さんがこれほど丁寧に謝罪しているのだから、本当に謝罪の気持ちがあるのだろう」と受け止めてもらえることも。
リモートワークが当たり前になった世の中だからこそ、相手との関係性が疎遠になりすぎないように関係をキープしつつ、謝罪が必要な時は本当に丁重に謝罪することが大事です。
近ごろは多くの企業では「Slack」などのチャットツールの使用機会が増え、リモートワークを前提にチャットだけでトラブル対応などを行うことも増えているのではないでしょうか。
チャットでの従業員マネジメントやトラブル対応は、意外に難しいものです。たとえばコクヨで過去に取材した中では、K.S.ロジャース株式会社の事例がテレワークでのトラブル対応やコミュニケーション、マネジメントの参考になるでしょう。同社は約70名のエンジニアが全面的にリモート勤務。経営者の民輪一博氏は、チャットでの従業員マネジメントについて以下のように語ります。
民輪氏の会社も従業員全員がリモートワークであり、マネジメントには苦労しているそうだ。
「コミュニティマネージャーを立ててメンバーのモチベーション管理に取り組んでもらったり、あまりにもドライなやりとりにならないようチャットで雑談を挟んだり、厳しく注意した後には励ましの言葉をプラスするなどして試行錯誤していますが、やはり難しいですね」
――引用元：いますぐ身につけたいビジネスチャットのお作法
中でも気を遣うのが、従業員に注意を促す場面だという。
「基本的には、個別でメッセージを投げますが、あえて全体を引き締めるためにメンバー全員に厳しい言葉を向けるときもあります。何回か注意しても仕事のやり方に改善がみられないなら、めったにないことですが、オンライン通話で話すこともあります。チャットの使い方やツールの使い分けによって、効果的な伝え方を心がけています」
――引用元：いますぐ身につけたいビジネスチャットのお作法
今回の記事内でもご紹介した通り、リモートワークで謝罪などを行う時には適切なワードを用いることやすぐに謝罪することを心がけるべきでしょう。また上層部は、コミュニティマネージャーを立てるなどして、部下との関係性が疎遠になりすぎないようにも注意。トラブルを未然に防ぎつつも、トラブルが起きた後のメンバーのケアやモチベーション回復にも気をつけましょう。
ちなみに筆者は顔が見えない相手と仕事をする際は、普段からチャットでちょっとしたコミュニケーションを取るようにしています。ちょっとした趣味の話題などもライトにやり取りすることで、関係性は深まりますし、謝罪が必要となった場合にも「普段は明るい◎◎さんがこれほど丁寧に謝罪しているのだから、本当に謝罪の気持ちがあるのだろう」と受け止めてもらえることも。
リモートワークが当たり前になった世の中だからこそ、相手との関係性が疎遠になりすぎないように関係をキープしつつ、謝罪が必要な時は本当に丁重に謝罪することが大事です。
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