体調不良による欠勤連絡はメールで行っても大丈夫？
体調不良の時は、メールのような手軽な方法で連絡をしたくなりますが、欠勤をメールで送っても良いのか迷ってしまうかもしれません。まずは、体調不良による欠勤連絡をメールで行っても良いのかについて解説します。
上司への欠勤連絡は電話で行うのがマナー
体調不良による欠勤のような緊急かつ大切な連絡は、早めに電話で伝えるのがビジネスマナーです。通常業務の引継ぎや取引先への連絡などに、緊急を要するためです。また、本人の声を聞くことで、その時の体調を把握してもらうこともできます。
遅くても始業時間の15分前には上司に欠勤連絡を入れましょう。上司がいなかった場合は、次の役職の人へ連絡を入れておき、後から上司に連絡を入れなおします。
しかし最近では、勤務先の規定でメールやチャットツールでの欠勤報告が許可されている企業も出始めています。会社の規定によりメールやチャットツールでの欠勤連絡がOKの場合は問題ありません。
体調不良による連絡メールは欠勤2日目以降
体調不良による欠勤の連絡メールを送るタイミングは、欠勤2日目以降からが基本です。既に欠勤しているため、相手も休むであろうと予想ができるからです。
ただし、もしもその日に大切な打ち合わせや急ぎの仕事がある場合には、電話で連絡を入れましょう。急ぎの用がない場合は、2日目以降の欠勤を伝える方法としてメールを使用しても問題ないことが多いです。
また、高熱や吐き気などで電話ができないほど体調が悪い時も、メールで連絡をしてもやむを得ません。ただしその場合は、病状が落ち着いた時に一度連絡を入れるようにしておくのがポイントです。
無理をせず休む時は休む
会社を欠勤するには勇気がいりますが、無理に出社をしても周りの人に気を遣わせてしまい、仕事の効率を下げてしまうリスクがあります。体調が悪い場合は無理をせず、欠勤の決断をすることも必要です。きちんと連絡を入れれば、周りの理解も得られるでしょう。
体調不良による欠勤連絡メールを書く際のポイント
体調不良によって欠勤することを上司にメールで連絡する場合は、ビジネスマナーを守りつつ、的確な内容を書く必要があります。また、始業時間よりも前に連絡を入れるようにするのも重要。ここでは、体調不良による欠勤連絡のメールを書く際のポイントを紹介します。
件名は一目で内容が分かるように
メールの件名は、欠席連絡や勤怠連絡など一目で内容が想像できるようにします。読み手に分かりやすいよう心がけましょう。
症状と謝罪の気持ちを忘れずに
メール本文に入れる内容は、はじめに体調不良で欠勤することを伝え、現在の症状、欠勤する予定日数、業務の引継ぎ事項などを記載するのが基本です。続いて、体の状態や病院を受診するのか、受診した場合は診察内容も伝えましょう。最後に一言、欠勤することへの謝罪を含めるのも忘れずに。
名前、所属部署、メールアドレスなど署名情報もわかるように記載しましょう。
名前、所属部署、メールアドレスなど署名情報もわかるように記載しましょう。
取引先には電話連絡との併用を
体調不良で打ち合わせ先に行けない場合は、まず社内に代理で対応できる人がいるか、打ち合わせの引継ぎが可能かを確認しましょう。可能な場合は、先方に自分ではなく代理の人が打ち合わせに行くことを伝えます。
自分の代わりに対応できる人がいない場合は、出席できない理由や延期をお願いしたい趣旨を先方に伝えます。急いで対処しなければならないため、まずは電話で連絡をしておき、その後、改めて欠席をするお詫びと症状や延期する趣旨をメールしてください。
【シーン別】体調不良による欠勤連絡メールの文例
体調不良に関するメールの内容は、送る相手に合わせて文面を変える必要があります。ここでは、体調不良による欠勤連絡メールの文例を具体的に紹介していきます。
上司への欠勤連絡メール
欠勤することを伝えるだけの内容にならないように、休ませてほしいという気持ちを表現しましょう。
件名：【勤怠連絡】体調不良による欠勤のご連絡
〇〇課長
おはようございます。〇〇部の〇〇です。
大変申し訳ありませんが、昨晩より頭痛と吐き気が続き出勤が難しい状態です。本日は休ませていただいてよろしいでしょうか。これから病院で診察を受けてまいりますので、診察結果は改めてご報告いたします。本日は急ぎの案件はありませんので、なるべく早く復帰できるよう静養に努めてまいります。もしも急ぎの案件があれば、メールまたは携帯電話に連絡をいただけると幸いです。
急な連絡となり皆さんにご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇課長
おはようございます。〇〇部の〇〇です。
大変申し訳ありませんが、昨晩より頭痛と吐き気が続き出勤が難しい状態です。本日は休ませていただいてよろしいでしょうか。これから病院で診察を受けてまいりますので、診察結果は改めてご報告いたします。本日は急ぎの案件はありませんので、なるべく早く復帰できるよう静養に努めてまいります。もしも急ぎの案件があれば、メールまたは携帯電話に連絡をいただけると幸いです。
急な連絡となり皆さんにご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。
取引先への連絡メール
ビジネスの場合は、電話で連絡を入れるのが基本マナーです。しかし、相手と連絡がつかない場合は伝言をお願いし、まずはメールで連絡を入れておきます。始業時間前であれば先にメールし、その後に電話でも良いでしょう。
件名：打ち合わせの日時延期のお願い
〇〇様、
いつもお世話になっております。
本日、貴社にて予定しておりました打ち合わせですが、日時変更をお願いいただけないでしょうか。
昨晩より発熱し、現在も38℃以上の熱が下がっておりません。〇〇様に感染させてしまうおそれがあるため、おそれ入りますが日時を延期していただきたく存じます。
このようなこととなり、大変ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
具体的な日程につきましては、後ほど改めて連絡を入れさせていただきます。何卒、よろしくお願いいたします。
〇〇様、
いつもお世話になっております。
本日、貴社にて予定しておりました打ち合わせですが、日時変更をお願いいただけないでしょうか。
昨晩より発熱し、現在も38℃以上の熱が下がっておりません。〇〇様に感染させてしまうおそれがあるため、おそれ入りますが日時を延期していただきたく存じます。
このようなこととなり、大変ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
具体的な日程につきましては、後ほど改めて連絡を入れさせていただきます。何卒、よろしくお願いいたします。
届いた体調不良のメールへ返信する時の注意点
場合によっては、上司や取引先から体調不良のメールが送られてくることもあるでしょう。その際の対応には、いくつか注意するべきポイントがあります。ここでは、体調不良のメールを受け取った際の注意点を紹介します。
変更内容の了承と合わせて相手への気遣いも忘れずに
はじめに変更内容を了承したことを伝え、次に相手の体調を気遣う言葉を続けます。上司からの場合は、業務の引継ぎなどを依頼される場合が多いので、内容を確認してからメールを返信しましょう。
大人の対応を
急な変更に感情的になってしまうかもしれませんが、体調を崩した相手を傷付けるようなメールを送るのは避けましょう。体調不良はだれにでも起こりうるものです。相手を気遣った大人の対応をしておくのは、その後の関係を良好に保つことにもつながります。
特に送り主が部下である場合は欠勤のお伺いをたてているので、できるだけ早めに返信し、怒っていると思われないように注意して文面を考える必要があります。
【シーン別】体調不良のメールへの返信例
体調不良のメールに対する返信は、相手との関係性によって文例で意識するポイントが異なります。ここからは、上司と取引相手に分けて返信例を紹介します。
上司から届いた場合
目上の人から体調不良のメールを受け取った時は体調を気遣うと同時に、失礼にならないよう言葉づかいにも気を付けましょう。
■文例
おはようございます。〇〇部〇〇です。本日欠勤の旨、承知しました。会議は日を改めて変更となりました。何かありましたらこちらで対処しますので、仕事のことは気にせずゆっくり休養なさってください。
おはようございます。〇〇部〇〇です。本日欠勤の旨、承知しました。会議は日を改めて変更となりました。何かありましたらこちらで対処しますので、仕事のことは気にせずゆっくり休養なさってください。
取引相手やビジネスでの相手から届いた場合
取引先からの欠勤メールは、当日の打ち合わせや依頼していた仕事の返答といったケースが多いです。そのため、次につながる返信を心がけましょう。
■文例
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。本日の打ち合わせの日程調整の件、承知いたしました。緊急の件ではありませんので、回復なさったら、改めて日程を調整させていただきます。くれぐれもご自愛ください。なお、ご返信はお気遣いいただきませんようお願いいたします。
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。本日の打ち合わせの日程調整の件、承知いたしました。緊急の件ではありませんので、回復なさったら、改めて日程を調整させていただきます。くれぐれもご自愛ください。なお、ご返信はお気遣いいただきませんようお願いいたします。
体調不良に関するメールはビジネスマナーを守った文面で
無理に出勤しても周りに迷惑をかけてしまうかもしれないため、体調がすぐれない時は思い切って休む選択をすることも必要です。体調不良で欠勤する場合の上司への連絡はメールではなく電話で行うのが良いでしょう。ですが、同僚や仕事先へは、始業時間前など早めに連絡することを考えると、メールの方が良いケースもあります。ビジネスマナーを守り、適切なタイミングで連絡をしてくださいね。
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