「都合がつかない」とは時間や条件などが合わず、物事を行うのに困難な状況にある場合に使われる断りの言葉です。
断るという意思表示は相手に不快な思いをさせてしまうことも。そのため、「都合がつかない」と断るときはやわらかい語調になるよう要注意。メールやビジネスチャットで断りの連絡をすると、思った以上に刺々しい印象を相手に与えることがあるものです。また「都合がつかない」というなるべく状況を作らないよう、時間に余裕がある時期を提示するなどのタイムマネジメントも大切です
「都合がつかない」の意味と言い換え表現 | 「予定が合わない」「取り込んでいる」
・大変申し訳ありませんが、予定を合わせることができません。
・繁忙期で取り込んでいるため、ご対応することができかねます。
「予定が合わない」「取り込んでいる」といった表現も、具体的になぜ都合がつかないのか理由を明示しなくても断ることができる便利な言葉。筆者の場合、提示された予定が合わないけれど実施したいことに関しては「都合がつかない」「予定が合わない」といった言葉を使い、新たな候補日を相手にお知らせしますが、断りたい予定に関しては「今取り込んでいて……」と忙しさをアピールしてやんわり断ります。
都合がつかない/予定が合わない時に使えるクッション言葉・敬語表現と例文
ちなみに筆者は相手の厚意に感謝しつつも申し訳なさがにじみ出る「恐縮ではございますが～」をよく使います
あいにく～～ | 残念な気持ちを表して
大変恐縮ではございますが～～ | 申し訳なさとありがたさを表現
誠に勝手ながら～～ |自分の都合に合わせてもらうへりくだった表現
「都合がつかない」を理由に申し出を断る際のビジネスマナー | 代替案の提示はマスト
「都合がつかない」際に送るメールの例文をご紹介します。
クッション言葉を挟むことによってビジネスメールにもやわらかさを演出し、断りつつも予定を合わせる意思を見せるようにしましょう。
改めて相手の都合をうかがう際のマナー | 「強制」ではなく「都合が合うか」尋ねる
ただし、提示した日程を相手へ強制してはいけません。一度自分が断っていることを踏まえて、相手に対しても「ご都合はいかがでしょうか」「ご都合が合わないようでしたら別日をご提案いただければ幸いです」といった日程を合わせる意思を示す言葉を添えましょう。
「都合がつく」ようにスケジュールに余裕を持たせることも大切です
今の自分にとって一番優先すべき事項を把握しましょう。
優先順位をつけるというのは、時間管理の鉄則でもありますが、その前にやらなければならないことがあります。それは"やらないこと"を決める「劣後順位」をつけることなのです。たとえば10個やらなければならないことがあったら、1から10のうちの「大事でないこと」「成果の出ないこと」を見極め、手放してみてください。そこで初めて残りの「本当に大事なこと」に集中して時間をかけることができるのです。
重要な面接/面談の都合がつかない場合 | 他の予定を後回しにできないか考える
MTGの予定が合わない場合 | 非同期でコミュニケーションできないか考える
未だに対面での会議を通例としている企業もありますが、自己紹介を兼ねたキックオフミーティングなど顔を合わせることが重要な会議以外、時間を合わせたMTGが必要か考える余地があります。
まとめ|都合がつかないときもまず落ち着きましょう
なお、セルフマネジメントがうまくいかない方には、こちらの記事【「自己管理」って具体的に何をするの？セルフマネジメントできる人/できない人の違い】もおすすめです。
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