スケジュール管理が上手くできない原因と苦手な人の特徴
スケジュール管理はビジネススキルの一つと言われるほど、仕事を効率的に進めるために必要なものです。思ったように仕事が進まない人は、スケジュールが上手く管理できていないからかもしれません。まずは、スケジュールの管理ができない原因から見ていきましょう。
【原因①】業務全体を把握できず、優先順位がつけられない
スケジュール管理が上手くできないと業務全体を理解しにくくなるため、自分のそばにある業務から着手していきます。そうなると業務に優先順位をつけられず、後から追加されたものがどんどん溜まってしまう状況に。その結果、仕事の効率が下がります。
【原因②】業務の目的やゴールが見えていない
業務全体のゴールが分からなければ、自分のタスクしか見えていない状態に陥るでしょう。業務にかかわる人との連携が取れなければ、自分のタスクの目的も分からなくなってしまいます。
スケジュール管理が苦手な人の特徴
仕事の効率が悪いと感じていても、スケジュール管理が上手くできない人もいます。
＜スケジュール管理が苦手な人の特徴＞
・目的やゴールが見えていない
・何から始めて良いか分からず、とりあえず目の前の仕事から始めてしまう
・タスク自体が曖昧で整理されていない
・必要な工数を把握しておらず、期日も決めていない
・目的やゴールが見えていない
・何から始めて良いか分からず、とりあえず目の前の仕事から始めてしまう
・タスク自体が曖昧で整理されていない
・必要な工数を把握しておらず、期日も決めていない
スケジュール管理を行うメリット
スケジュール管理の利点は、仕事が効率化できること。業務全体を理解して優先順位をつけられるため、時間の有効活用にもなります。ここからは、スケジュール管理を行うメリットについて解説します。
業務全体の状況を把握できる
スケジュール管理をしっかりとしておくと、業務全体の流れを把握しやすくなります。仕事の遅れや漏れが分かっているため、無駄な作業が増えるのを防いで効率よく仕事を進められるでしょう。
仕事の優先順位がつけられる
スケジュールを把握しておくと仕事の優先順位がつけやすくなり、業務の割り振りや連携がスムーズに行えます。生産性の向上だけでなく時間の有効活用にもつながるため、就業時間内に作業を終わらせやすくなります。
【デジタルorアナログ】スケジュール管理の方法
上手にスケジュールを管理するには、業務全体を理解しておく必要があります。まずは、見ただけで優先順位や余裕のある期間などを把握できるように、スケジュールにタスク期限を入れることから始めてみましょう。ここからは、スケジュール管理の方法をデジタルとアナログに分けて紹介します。
【方法①】デジタル
パソコンのソフトやフリーアプリを使ってスケジュールの管理ができます。代表的なソフトやアプリの特徴を紹介します。
■エクセル
- 利用している人が多く、さまざまなアレンジが可能
- ガントチャートのような管理もできるため、タスク管理や進行状況が一目で分かりやすい
■スケジュールアプリ
- スマホでも使えるため、リアルタイムで編集や共有ができる
- 多くの種類があり、無料のものや自分の目的に合ったものを見つけられる
- チームでの連携が必要な場合や、スケジュールの変更が多い場合などに便利
また、パソコンのデスクトップ画面を整理しておくことでスケジュール管理がスムーズになります。詳しくはこちらの記事で紹介しています。
自分では整理しているつもりでも、デスクトップにフォルダやファイルが散乱している、という人は多いようです。散乱したデスクトップは仕事の効率を下げることにもなります。…
【方法②】アナログ
アナログでのスケジュール管理といえば手帳。ネット環境やパソコンがなくても使えて、間違ってデータを消してしまう危険性もないのがデジタルとの違いであり特徴とも言えます。
■手帳
- 常に持ち運ぶ必要はあるが、いつでも手軽に確認ができる
- 自分が分かりやすいように図や記号を書き込める
- いくつかのフォーマットがあり、1ヵ月の予定を確認できるマンスリータイプなら一目で分かりやすい
スケジュール管理のコツ
スケジュール管理にはさまざまな方法があり、それぞれ特徴が異なります。状況に応じた方法を組み合わせると、スケジュール管理がより上手になるでしょう。ここからは、スケジュール管理のコツについて紹介します。
期限で管理する
タスクの期限を記載しておくと優先順位が分かりやすくなります。先に終わらせなければならない仕事がしっかりと把握できるため、効率よく仕事をこなせるでしょう。
優先順位をつける時は締切りが近い、後回しにできない、他の人に回せないなど、基準を決めて振り分けるのがおすすめ。スケジュールが乱れた場合でも他の人に回せる仕事なのか判断できるため、臨機応変に進められます。
時間で管理する
作業に必要な時間を推測しておき、完了までの時間の目安を設定しておきましょう。どの作業にどれくらいの時間が必要なのかが分かると、スケジュールを立てる時に役立ちます。
業務が終了したら、予定していた作業時間と実際にかかった時間のズレを確認してみてください。正確な作業時間を見極められると、より仕事の効率化を図れるようになります。また、時間内に作業を終わらせようという意識が働き、効率的に作業を進められるようになります。
見直しや確認を習慣化する
スケジュールの確認や修正、追加を常に行うのも重要なポイントです。今するべきこと、次に取り掛かることなどを把握した上で修正しておくと、さまざまな事態にも柔軟に対応しやすくなるでしょう。
また、スケジュールに余裕がなさすぎると、トラブルが起きた時に対応するのが難しくなります。反対に余裕がありすぎると、先延ばしにしてしまいギリギリになってしまうかもしれません。先延ばししている案件や不必要な予定がないかなどの見直しを行い、想定外の事態にも対応できる余裕を持っておくのがおすすめです。
特に、アプリやエクセルなどを使ってスケジュールをシェアしている場合は、自分にとって不要な予定が入っていると理解しにくくなるため要注意。不測の事態を防ぐためにも、シェアする際の運用ルールを決めておくと安全です。
スケジュール管理はセルフマネジメントにもつながります。詳しくは以下の記事をごらんください。
セルフマネジメントが在宅勤務で重要に？身につける方法を4つ紹介
「自己管理」を意味するセルフマネジメントは、社会人の必須スキル。働き方に変化が起こっていることで、セルフマネジメントに注目が集まっています。…
【おまけ】働くパパママのスケジュール管理
■するべきことを見える化する
付せんやホワイトボードを使ってその日にするべきことを書き出し、終わったら消していきましょう。また、家族と共有するのもおすすめ。やることを共有できるので、家族にお手伝いしてもらいやすくなるでしょう。
■スケジュールに余裕を持たせる
一日の予定がぎっしり詰まっていると、時間通りにいかないことがストレスになります。また、時間に追われると事故や失敗につながるため、余裕のあるスケジューリングを意識するようにしましょう。
スケジュール管理におすすめのコクヨアイテム2選
コクヨには、スケジュール管理に便利なアイテムが揃っています。その中から、特に使いやすく人気の高いアイテムを厳選して紹介します。
①キャンパスダイアリー
日付を書き込めば自分の好きなタイミングで始められるフリータイプのスケジュール帳です。ノート罫のページも付いているため、スケジュール以外のメモや仕事の記録なども残せます。
②キャンパススタディプランナー
もともとは学生さんの勉強スケジュールを立てるためのノートですが、仕事のタスク管理にも使える優れもの。「スケジュール管理を始めてみたい」と考える人におすすめです。見開きで1週間分のスケジュールを見わたせるフォーマットで、一目で分かりやすい点も魅力です。
上手にスケジュール管理をして業務を効率化しよう
スケジュールの管理が上手くできていないと、仕事の効率が悪くなるかもしれません。やるべきことを洗い出し、優先順位をつけるのがスケジューリングの基本です。手帳やツールを活用して、やらなければいけないことを見える化してみてはいかがでしょうか。
